Wwft check
Om je te houden aan de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) moet je aan heel wat eisen voldoen. Daaronder valt ook een Wwft check. Hiervoor maak je een dossier aan waarin je vastlegt met wie je zakendoet, wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is en hoe hoog het risico is. Op deze pagina vind je alle stappen die je moet doorlopen bij een Wwft-check.
Wwft-checklist
Voordat je een geïnteresseerd persoon of bedrijf opneemt in je cliëntenbestand, moet je een controle uitvoeren. Die controle doe je als je organisatie verplicht is om de Wwft na te leven. Daarvan leg je een dossier aan dat uit vele onderdelen bestaat. Daarom hebben we ze hieronder overzichtelijk op een rij gezet als Wwft-checklist. Gebruik deze als stappenplan voor het accepteren en monitoren van cliënten.
1. Identificeer de cliënt
Bij een Wwft check begin je altijd met het identificeren van de cliënt en de eventuele vertegenwoordigers. Hiervoor vraag je naar de persoonsgegevens, zoals de naam, het adres, de woonplaats en de geboortedatum. Voor zakelijke cliënten leg je onder andere deze gegevens vast:
- Statutaire naam
- Handelsnaam
- Rechtsvorm
- Adres, postcode en land
- KvK-nummer
2. Controleer de gegevens
Zodra je alle gegevens hebt verzameld, moet je ze controleren. Dat doe je bij natuurlijke personen door de identiteitsbewijzen te checken en een kopie toe te voegen aan het dossier. Bij organisaties controleer je het uittreksel uit het Handelsregister. Vermeld daarbij dat je het origineel hebt gezien en gecontroleerd. Op die manier weet je zeker dat de gegevens kloppen.
3. Achterhaal de UBO
Daarnaast moet je bij bedrijven de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) achterhalen. Dat zijn personen die meer dan 25% van de aandelen van de organisatie bezitten. Je kunt de UBO verifiëren door een verklaring te laten ondertekenen over de juistheid van de UBO. Ook is het belangrijk om onafhankelijke databronnen te raadplegen. Denk aan het UBO-register en dataleveranciers van bedrijfsinformatie zoals Company.info. Op deze manier kunnen kwaadwillende mensen zich niet anoniem achter een bedrijf verschuilen. Ook controleer je of de UBO een Politically Exposed Person (PEP) is of hier associaties mee heeft. En je doet een check op sanctielijsten.
4. Bepaal het risico
Nadat de identiteit van de (potentiële) cliënt is geverifieerd, moet deze worden geclassificeerd in een risicocategorie. In de praktijk worden de volgende risicocategorieën gebruikt voor het inschatten van de risico’s:
- Laag
- Normaal
- Hoog
- Onacceptabel
Voor het indelen in een risicocategorie houd je rekening met de cliëntenrisicofactoren, de product-, transactie-, leveringskanaal- en dienstrisicofactoren en de geografische risicofactoren.
5. Voer het cliëntenonderzoek uit
Een belangrijk onderdeel van de Wwft-check is het cliëntenonderzoek. Op basis van de risicocategorie voer je het passende cliëntenonderzoek uit. Er zijn 3 soorten cliëntenonderzoek:
- Standaard onderzoek. Dit voer je uit als de relatie een normaal risico vormt.
- Vereenvoudigd onderzoek. Deze vorm is voor cliënten met een laag risico.
- Verscherpt onderzoek. Dat doe je bij relaties met een hoog risico.
Alle details over de inhoud van de verschillende onderzoeken vind je op de aparte pagina over het Wwft cliëntonderzoek. De resultaten voeg je aan het dossier toe in de vorm van screenshots of een afgewerkte Wwft-checklist.
6. Blijf de cliënt monitoren
Om de zoveel tijd moet je opnieuw controleren wat voor risico de cliënt vormt. Hoeveel tijd tussen 2 Wwft checks zit, hangt af van het risico: bij een verhoogde dreiging is dit vaker dan bij een normaal risico. De periodieke screenings gaan als volgt:
- Laag risico: eens in de 5 jaar
- Normaal risico: eens in de 3 jaar
- Hoog risico: eens per jaar
Doe de Wwft-check met Company.info
Maar hoe kom je er nu op een betrouwbare en snelle manier achter of je cliënt een hoog of laag risico vormt? Gebruik daarvoor het online portal van Company.info. Je hoeft alleen maar de naam in te vullen en je ziet meteen alle bedrijfsinformatie, vermeldingen van UBO’s op PEP- en sanctielijsten en relevante nieuwsartikelen. Zo verifieer je snel en makkelijk je cliënten en nieuwe relaties. Je kunt deze informatie ook automatisch in je systeem integreren met onze API’s. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar ook veel kosten op de Wwft-check. Probeer het online portal gratis uit of neem contact op als je meer wilt weten. We staan voor je klaar!