KYC compliance

Met KYC (Know Your Customer) screen je je cliënten uitgebreid voordat je ze accepteert. Na acceptatie blijf je ze periodiek reviewen. Maar hoe zorg je voor een waterdicht proces waarmee je organisatie zich aan de Wwft houdt en dus voldoet aan KYC compliance? Hieronder vertellen we hoe je zo’n proces inricht en wat de voorwaarden en uitdagingen zijn, zodat je daarop kunt inspelen.

De wettelijke voorwaarden van het KYC proces

Of je het nu een KYC compliance proces, KYC proces flow, end to end KYC proces of KYC procedure noemt: voordat je ermee aan de slag gaat, is het belangrijk om de wettelijke voorwaarden te kennen. Hier moet een goed KYC proces aan voldoen:

• Je bent verplicht elke potentiële relatie grondig te screenen voordat je hem of haar als cliënt accepteert.
• Je moet redelijkerwijs kunnen vaststellen of de eigen verklaring van je potentiële cliënt klopt.
• Het moet een SMART proces zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
• Je bent verplicht vast te leggen hoe je de cliëntonderzoeken hebt uitgevoerd en wat de resultaten waren. Zo kun je bij inspecties aantonen dat alles klopt.

Zo richt je een KYC compliance proces in

Nu je de voorwaarden kent, is het tijd om een proces te ontwikkelen. Je bent vrij om dat in te richten hoe je wilt, zolang je organisatie maar voldoet aan de wettelijke voorwaarden hierboven. Om tot een goed KYC compliance proces te komen, zet je 4 belangrijke stappen:

• Zet de wetten en regels om in beleid, bijvoorbeeld ‘potentiële cliënten moeten zich identificeren’.
• Vertaal het beleid naar concrete werkinstructies, zoals ‘vraag elke potentiële cliënt naar zijn of haar identiteitsbewijs’.
• Implementeer de werkinstructies. Hierbij leg je bijvoorbeeld vast op welke manieren een potentiële cliënt zich mag identificeren: online, schriftelijk of face-to-face en met wat voor document(en).
• Controleer de identiteitsinformatie van de cliënt met betrouwbare bronnen. Leg vast welke bronnen je hiervoor gebruikt.

Ben je op zoek naar een concreet stappenplan voor je proces? Bekijk dan de pagina over de KYC check.

De uitdagingen van een KYC proces

Een proces voor KYC compliance implementeren is makkelijker gezegd dan gedaan. Houd er daarom rekening mee dat je tegen allerlei kwesties aanloopt. Dit is een aantal mogelijke uitdagingen van een KYC proces flow:

• De vele verschillende producten en manieren om cliënt te worden: van een betaalrekening tot hypotheek en van binnenlopen bij een filiaal tot een digitale aanvraag. Die verschillen maken het ingewikkeld om je KYC procedures overal naadloos op aan te laten sluiten.
• Hoe diepgaand je het onderzoek doet. Omdat je het proces zelf mag inrichten, is dit soms lastig in te schatten. Laat je elk aangeleverd document op echtheid controleren door experts of doe je dit alleen bij slecht leesbare papieren in een vreemde taal? Aan de ene kant wil je het proces snel afronden, terwijl je aan de andere kant niet zit te wachten op reputatieschade doordat je met de verkeerde in zee bent gegaan.
• De vertraging die een screening oplevert. Als een particulier of bedrijf cliënt bij je wil worden, doe je dat het liefst met één druk op de knop. Het draagt niet bij aan de klantbeleving dat het cliëntenonderzoek een aantal dagen of langer in beslag neemt. Soms ervaren cliënten het zelfs als inbreuk op hun privacy.

Efficiënt met KYC compliance aan de slag?

Voor veel van de uitdagingen bestaat een goede oplossing. Het online portal van Company.info bijvoorbeeld. Daarmee check je de meest complete en betrouwbare bedrijfsinformatie op één plek, van de organisatiestructuur en jaarrekeningen tot aandeelhouders en nieuwsberichten. Voor een nog efficiëntere werkwijze kun je alle informatie ook automatisch toevoegen aan je cliëntacceptatie- en cliëntmonitoringsysteem met onze API’s. Meer weten? Neem contact met ons op!