KYC check

Voordat je als Wwft-plichtige instelling een cliënt accepteert, moet je deze onderzoeken. Zo’n onderzoek heet ook wel een KYC check, waarbij KYC staat voor Know Your Customer. Op die manier voorkom je dat je in zee gaat met criminelen die geld witwassen of terrorisme financieren. Maar hoe pak je zo’n KYC check aan? We delen een praktisch stappenplan om in je organisatie door te voeren

Zo gaat het KYC onboarding cliëntenonderzoek

Als je bedrijf valt onder de Wwft (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren Terrorisme), ben je verplicht al je (potentiële) cliënten vooraf grondig te screenen. Naast KYC check staat dit onderzoek ook wel bekend als KYC onboarding, KYC AML check of AML client onboarding. Op basis van die check leer je de cliënt kennen en beoordeel je welk risico hierbij hoort: laag, normaal, hoog of onacceptabel. Na acceptatie blijf je je cliënt periodiek monitoren, zodat je er in een vroeg stadium achter komt of er bijvoorbeeld ongebruikelijke transacties zijn. Hieronder lees je de stappen die je moet doorlopen tijdens de KYC check.

1. Achterhaal of je bedrijf onder het toepassingsbreik van de Wwft valt

Alleen Wwft-plichtige instellingen moeten een KYC check uitvoeren. Het gaat bijvoorbeeld om banken, advocatenkantoren, belastingadviseurs en levensverzekeraars. Ga daarom eerst na of jouw organisatie onder deze wet valt. Je vindt een handig overzicht op de website van de Financial Intelligence Unit Nederland.

2. Identificeer de cliënt

Bij KYC onboarding start je altijd met de identificatie van je cliënt en de eventuele vertegenwoordigers. Verzamel in ieder geval deze gegevens:

  • Naam
  • Adres, postcode en land
  • Geboortedatum
  • Statutaire naam
  • Handelsnaam
  • Rechtsvorm
  • KvK-nummer

3. Verifieer de identiteit van de cliënt

Je kunt er niet zomaar vanuit gaan dat alle gegevens die de cliënt aanlevert kloppen. Daarom doe je een controle. Bij natuurlijke personen controleer je de identiteitsbewijzen en doe je een kopie in het dossier. Bij organisaties check je het uittreksel uit het Handelsregister.

4. Stel de UBO(‘s) vast en doe een check

De uiteindelijk belanghebbenden van een bedrijf is de UBO. Dit is de uiteindelijke eigenaar of degene met uiteindelijk zeggenschap. Volgens de Wwft is dat over het algemeen degene die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft, economisch belang houdt of feitelijk zeggenschap heeft. Ook hierbij is het belangrijk om niet alleen naar de gegevens te vragen, maar deze ook te controleren. Er zijn geen regels verbonden aan hoe je een UBO moet identificeren en verifiëren. Veel Wwft-plichtige instellingen gebruiken de volgende aanpak:

  • Laat de UBO een verklaring ondertekenen over de juistheid van de UBO
  • Maak gebruik van onafhankelijke databronnen, bijvoorbeeld het UBO-register en dataleveranciers als Company.info
  • Controleer of de UBO een politiek prominent persoon (PEP) is of hier associaties mee heeft
  • Check of de UBO vermeld staat op sanctielijsten

5. Maak een risico-inschatting van de cliënt

Nu je alle relevante gegevens hebt verzameld, is het tijd om een risico-inschatting te maken. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een risicomanagement model gebruiken. Veelgebruikte  risicocategorieën zijn: laag, normaal, hoog en onacceptabel. Je stelt de categorie vast op basis van verschillende risicofactoren:

  • Cliëntrisicofactoren
  • Product-, transactie-, leveringskanaal- en dienstrisicofactoren
  • Geografische risicofactoren

Wil je meer weten over de factoren? Lees dan onze informatiepagina over CDD-risico’s.

6. Monitor de cliënt regelmatig

Als je de cliënt eenmaal hebt geaccepteerd, betekent dat niet dat je helemaal klaar bent. Je moet je cliënten namelijk blijven monitoren. Hoe vaak je zo’n periodieke review doet, is afhankelijk van het vastgestelde risico. Zo screen je een relatie bij een laag risico eens per 5 jaar, bij een normaal risico eens per 3 jaar en bij een hoog risico eens per jaar. Je loopt dan alle gegevens na en volgt opnieuw de stappen van deze KYC check. Alleen de stappen voor het identificeren en verifiëren van de relatie sla je over. De resultaten bepalen of het risico hetzelfde blijft of hoger of lager wordt.

Gebruik Company.info voor je KYC check

Er bestaat een aantal handige KYC tools om je KYC check betrouwbaar en nauwkeurig uit te voeren. Ben je bijvoorbeeld bekend met het online portal van Company.info? Daar vind je alle relevante bedrijfsinformatie op één plek. Denk aan de organisatiestructuur, UBO’s, recente uittreksels uit het Handelsregister en je checkt snel of relaties voorkomen op PEP- en sanctielijsten. Als je nog efficiënter wilt werken, maak dan gebruik van onze API’s. Die integreren alle informatie automatisch in je cliëntacceptatie- en monitoringsysteem. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. We helpen je graag verder!