UBO-verklaring

Tijdens het Wwft cliëntenonderzoek kun je je (potentiële) cliënt een UBO-verklaring laten ondertekenen. Daarmee bevestigt de cliënt wie de UBO’s van de onderneming zijn. Hieronder vind je een heldere uitleg over het hoe, waarom en nut van een UBO-verklaring.

Onderdeel van het cliëntenonderzoek

Als Wwft-plichtige instelling ben je verplicht om elke (potentiële) cliënt te onderzoeken voordat deze daadwerkelijk cliënt bij je wordt of voordat je een transactie uitvoert. Tijdens die check controleer je onder andere de identiteiten van zowel de cliënt als de UBO’s. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Dit zijn een of meerdere personen die 25% van de aandelen of stemrechten hebben, economisch belang houden of feitelijk zeggenschap hebben.

Er zijn geen regels verbonden aan hoe je onderzoek naar de UBO doet. Je kunt hiervoor het UBO-register raadplegen, maar je moet ook zelf onderzoek doen naar de UBO’s. Bijvoorbeeld door onafhankelijke data van dataleveranciers van bedrijfsdata te gebruiken. Een andere manier om te bevestigen dat de identiteiten van de UBO’s kloppen, is door de cliënt een UBO-verklaring te laten ondertekenen.

Wil je meer weten over de verschillende onderdelen van het cliëntenonderzoek? Ga dan naar onze informatiepagina over het Wwft-cliëntonderzoek.

marktafbakening_marktsegmentatie

Hier bestaat een UBO-verklaring uit

Een UBO-verklaring bestaat meestal uit de volgende onderdelen:

  • Bedrijfsgegevens van de cliënt. Hier vallen deze gegevens onder:
    • Statutaire naam
    • Handelsnaam
    • Rechtsvorm
    • Vestigingsplaats
  • Persoonlijke gegevens van de UBO’s. Van elke UBO moet dit bekend zijn:
    • Volledige naam
    • Adres en woonplaats
    • Geboortedatum
    • Percentage van het direct belang
    • Percentage van het indirect belang
  • Verklaring over wijzigingen. De relatie verklaart het volgende:
    • Hij of zij geeft een wijziging in het aantal UBO’s zo snel mogelijk door
    • Hij of zij laat het zo snel mogelijk weten als de gegevens van UBO’s wijzigen
  • Bij de handtekening staat deze informatie:
    • Datum
    • Plaats
    • Naam van de ondertekenaar(s)
    • Functie van de ondertekenaar(s)

Vind je het lastig om zelf zo’n verklaring op te stellen of ben je op zoek naar inspiratie? Online vind je op veel plekken een voorbeeld van een UBO-verklaring of blanco UBO-formulier.

Waarom een UBO-formulier nuttig is

Er zijn verschillende redenen om elke potentiële cliënt een UBO-formulier te laten ondertekenen. De belangrijkste is dat dit het lastiger maakt voor criminelen om financiële misdrijven te plegen. Denk bijvoorbeeld aan belasting ontduiken, witwassen, terrorisme financieren en frauderen. Doordat je de UBO’s vaststelt, is het voor hen moeilijker om zich te verschuilen achter een rechtspersoon en anoniem misdaden te plegen. Maar een UBO-formulier is niet het enige wat hiertegen helpt. Daarom moet je ook aanvullend onderzoek doen naar de identiteit van de UBO’s.

Om kwaadwillenden geen kans te geven, is het in deze gevallen verboden om zaken te doen met een cliënt:

  • De relatie weigert de UBO-verklaring te ondertekenen
  • Het is onmogelijk om de UBO’s te achterhalen, bijvoorbeeld vanwege een complexe organisatiestructuur
  • Een of meerdere UBO’s staan op een sanctielijst

Gebruik Company.info voor je UBO-onderzoek

De meest accurate informatie voor aanvullend onderzoek naar de UBO’s vind je overzichtelijk op één plek in het online portal van Company.info. Daar controleer je ook meteen of UBO’s op PEP- en sanctielijsten staan. Je kunt alle relevante informatie daarnaast automatisch integreren in je cliëntacceptatie- en cliëntmonitoringsysteem met onze API’s. Bel of mail ons even voor meer informatie. We helpen je graag verder.