UBO-register

Organisaties met bepaalde rechtsvormen moeten zich inschrijven in het UBO-register. Daar staan alle uiteindelijk belanghebbenden van ondernemingen in. Maar wat houdt het UBO-register precies in, waarom is het er en wie vallen eronder? Op deze pagina lees je alles wat je moet weten.

Dit houdt het UBO-register in

In het UBO-register staan alle UBO’s van bepaalde organisaties. Een UBO is een Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Dit zijn personen die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten hebben, economisch belang houden of feitelijk zeggenschap hebben. Je leest meer over de definities op onze informatiepagina over de UBO. Het register is op 27 september 2020 ingevoerd en organisaties zijn verplicht om hun UBO’s voor 27 maart 2022 te hebben ingeschreven. De KvK beheert het UBO-register, dat valt onder het Handelsregister. Deze informatie over UBO’s is openbaar:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortemaand en -jaar
  • Nationaliteit
  • Woonland
  • De aard en omvang van het gehouden economische belang van de betreffende persoon

Andere informatie, zoals het adres en de precieze geboortedatum, kunnen alleen toezichthoudende autoriteiten en (opsporings)diensten inzien. Denk bijvoorbeeld aan het Openbaar Ministerie om een witwaszaak te onderzoeken.

Hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek

Niet alleen Nederland heeft een UBO-register. Elke lidstaat van de Europese Unie is namelijk verplicht om een UBO-register bij te houden. Een belangrijke reden voor de invoering is dat het een stuk transparanter maakt wie de macht heeft bij organisaties. Zo kun je als Wwft-plichtige instelling makkelijk checken wie de UBO’s zijn. Toch kun je niet blind vertrouwen op de informatie uit het UBO-register, omdat cliënten zelf de informatie over UBO’s aanleveren. Daarmee ontstaat het risico op fraude, want dit kan ook verkeerde informatie zijn. Daarom is het UBO-register alleen een hulpmiddel om de UBO’s vast te stellen en moet je aanvullend onderzoek doen naar de juistheid ervan.

Deze organisaties moeten zich inschrijven in het UBO-register

Alleen organisaties met bepaalde rechtsvormen hebben de plicht om zich in te schrijven in het UBO-register. Het gaat om de volgende:

  • Besloten en naamloze vennootschappen (bv’s en nv’s) die niet-beursgenoteerd zijn
  • Stichtingen
  • Verenigingen
  • Onderlinge waarborgmaatschappijen
  • Coöperaties
  • Personenvennootschappen, waaronder maatschappen, vennootschappen onder firma (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s)
  • Rederijen
  • Kerkgenootschappen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE’s)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE’s)
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die hun zetel in Nederland hebben (EESV’s)

Alle andere rechtsvormen hebben deze verplichting niet en hoeven zich dus niet in te schrijven. Het gaat dan bijvoorbeeld om beursgenoteerde bv’s en nv’s, eenmanszaken en verenigingen van eigenaars (VvE’s).

Regels rondom buitenlandse belanghebbenden

Nederlandse bedrijven moeten ook hun buitenlandse UBO’s inschrijven in het register. Het maakt daarbij niet uit of ze in Nederland of in het buitenland wonen. Voor buitenlandse organisaties zijn de regels weer anders. Als deze alleen vestigingen in Nederland hebben, geldt er geen registratieplicht in het UBO-register van Nederland.

Zodra je als Wwft-plichtige instelling de binnen- en buitenlandse UBO’s hebt achterhaald, kan je hen een verklaring laten tekenen. Daarmee bevestigen ze officieel dat zij de UBO’s zijn. Meer informatie vind je op  de pagina over de UBO-verklaring.

Accuraat UBO’s vaststellen met Company.info

Als Wwft-plichtige instelling mag je niet blind afgaan op de informatie in het UBO-register. Je mag het wel raadplegen, maar moet ook zelf onderzoek doen naar UBO’s van cliënten, als onderdeel van de KYC check. Dat aanvullende onderzoek naar de UBO’s doe je met het online portal van Company.info. Daar vind je de meest complete en betrouwbare informatie. Denk aan bedrijfsdata uit openbare bronnen, de organisatiestructuur en juridische documenten, zoals uittreksels uit het Handelsregister. Je kunt ook alle informatie automatisch integreren in je cliëntacceptatie- en cliëntmonitoringsysteem met onze API’s. Zo achterhaal je de UBO’s op een accurate en efficiënte manier. Meer weten? Neem gerust contact met ons op.