De grootste red flag voor Wwft-plichtige instellingen? Zakendoen met bedrijven die mogelijk betrokken zijn bij witwaspraktijken of terrorismefinanciering. Doe je dat wel, dan is de kans op een fikse boete van de toezichthouder én reputatieschade groot. Daarom moet je altijd UBO-onderzoek doen en de UBO van een cliënt identificeren en verifiëren. Zo help je voorkomen dat natuurlijke personen hun identiteit achter vennootschappen en andere juridische entiteiten kunnen verbergen. Hoe je efficiënt UBO-onderzoek doet en welke bronnen je hiervoor kunt gebruiken, lees je hier.
Wat is een UBO?
De betekenis van UBO is Ultimate Beneficial Owner. Dit is de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Volgens de Wwft zijn dit over het algemeen natuurlijke personen die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of van het economisch belang houden of feitelijke zeggenschap hebben.
Identificeer de Ultimate Beneficial Owners met een UBO-formulier
De Wwft beschrijft dat je de UBO van een cliënt moet identificeren, maar niet hoe. Dat is aan de Wwft-plichtige instelling zelf. Een van de manieren is om de cliënt te vragen om de UBO op te geven en een UBO-formulier over de juistheid te laten ondertekenen.
Wat is een UBO-verklaring?
In een UBO-verklaring geeft de cliënt de gegevens op van alle uiteindelijke belanghebbenden die een belang van 25% of meer hebben. In de getekende verklaring vind je de volgende onderdelen:
Bedrijfsgegevens van de cliënt (o.a. statutaire naam, handelsnaam en rechtsvorm)
Persoonlijke gegevens van de UBO’s (o.a. volledige naam, adres en geboortedatum)
Verklaring over wijzigingen (hiermee belooft de cliënt dat wijzigingen in het aantal of de gegevens van de UBO’s zo snel mogelijk worden doorgegeven)
Verifieer de UBO met het UBO-register
Nadat je de UBO hebt geïdentificeerd, moet je controleren of de informatie die je cliënt heeft aangeleverd over de UBO klopt. Het UBO-register is daar een handig hulpmiddel voor. Dit register is op 27 september 2020 in Nederland ingevoerd. Alle juridische entiteiten moeten hierin voor 27 maart 2022 hun UBO’s inschrijven. In het UBO-register vind je de volgende gegevens van UBO’s:
Voor- en achternaam
Geboortemaand en -jaar
Woonstaat
Nationaliteit
De aard en omvang van de betreffende persoon
Vertrouw niet blindelings op het UBO-register
Dat het UBO-register werkt als hulpmiddel voor cliëntenonderzoek betekent niet dat Wwft-plichtige instellingen blind op de informatie in het register kunnen en mogen vertrouwen. Simpelweg omdat organisaties de informatie over hun UBO’s zelf aanleveren. Houdt een organisatie zich bezig met louche business, dan is de kans natuurlijk erg klein dat de aangeleverde informatie over de UBO’s klopt. Daarom moeten Wwft-plichtige instellingen ook zelf onderzoek doen naar de UBO’s van cliënten.
Doe zelf UBO-onderzoek via databronnen
Zelf UBO-onderzoek doen kan via openbare databronnen, zoals leveranciers van bedrijfsinformatie. Company.info is daar een voorbeeld van. Op basis van de organisatiestructuur en juridische documenten, zoals uittreksels uit het Handelsregister, wordt de (vermoedelijke) UBO vastgesteld. Die check je vervolgens gelijk op PEP, sancties en adverse media.
UBO-Onderzoek doen via een dataleverancier biedt veel voordelen. Je vindt alle informatie die je nodig hebt op één plek. Bijvoorbeeld in ons online portal. Daardoor hoef je niet allerlei verschillende bronnen te raadplegen. Daarnaast kun je UBO-onderzoek ook automatiseren door API’s te integreren in je cliëntacceptatie- of monitoringsysteem. Alle benodigde informatie roep je dan direct op in je systeem.
Handvatten voor een efficiënter cliëntacceptatie- en monitoringproces
Bij UBO-onderzoek doorloop je veel stappen. Gelukkig zijn er veel manieren om het proces te optimaliseren. Wil je meer tips en handvatten om aan de Wwft te voldoen en om je cliëntacceptatie en -monitoringproces in te richten? Download het whitepaper ‘Wwft-compliant zijn: van theorie naar praktijk’. Hierin lees je onder andere hoe je procedures en werkwijzen opstelt, hoe je een cliënt in een risicocategorie classificeert op basis van een risicoclassificatiemodel en welke maatregelen je per soort cliëntenonderzoek neemt om de geconstateerde risico’s te kunnen beheersen.
Handboek 'Wwft-compliant zijn: van theorie naar praktijk' .
Meer weten over hoe je processen rondom cliëntacceptatie en -monitoring (beter) kunt inrichten? In dit handboek geven wij je hier samen met EY en CMS praktische handvatten voor.