De huidige Nederlandse wet- en regelgeving maakt het al enige tijd mogelijk om digitaal iemands handtekening te verkrijgen of digitaal iemands identiteit te controleren. Toch wordt deze eenvoudige, tijdbesparende handeling door bedrijven nog maar mondjesmaat toegepast. Company.info werkt al jarenlang samen met partners die gespecialiseerd zijn in het digitaliseren van bedrijfsprocessen die juridisch 100% betrouwbaar moeten zijn. Wij spraken Zivko Lazarov, mede-oprichter van Evidos en Frans Kloosterman, de oprichter en mede-eigenaar van Onlinecontracteren.nl, over digitale identiteitscontroles, online contractondertekening en het automatiseren van KYC-processen.
Digitale identiteitscontroles & online contractondertekening
Het digitaliseren van identiteitscontroles en contractondertekeningen heeft vier voordelen:
Het is efficiënter doordat er minder fysieke handelingen nodig zijn.
Een digitale handtekening en identiteitscontrole is betrouwbaarder doordat de uitvoering volledig geautomatiseerd en waterdicht is.
Het is beter voor het milieu. Contracten hoeven niet meer per (aangetekende) post verstuurd te worden. Ook is een fysieke ontmoeting niet meer nodig waardoor er minder gereisd wordt.
Het verhoogt de klanttevredenheid omdat een digitale handtekening of digitale identiteitscontrole veel minder inspanning van de klant vraagt.
“Een papieren handtekening is door een ontvanger moeilijk zelf te controleren. Hoe kun je er zeker van zijn dat deze door de juiste persoon is gezet? Bij een digitale handtekening kan iedereen dat wél eenvoudig zelf controleren. Directe zekerheid. Je kunt namelijk digitale identiteitscontrole koppelen op basis van iDIN of DigiD. Dan ben je er zeker van dat de persoon die tekent is wie hij zegt dat hij is.”
Het versnellen van KYC-processen dankzij automatisering
Binnen KYC is het van groot belang dat alle processen, rondom het controleren van identiteiten en het ondertekenen van documenten, juridisch waterdicht zijn. Het digitaliseren en automatiseren van tijdrovende werkzaamheden, zoals het opstellen en ondertekenen van een UBO-verklaring, versnelt de KYC-processen aanzienlijk.
“Het KYC-proces leent zich goed voor automatisering, aangezien dat proces aardig wat repeterende bulkwerkzaamheden kent. Denk aan het opvragen van uittreksels uit het Handelsregister, het checken van de UBO, het bepalen van de tekenbevoegde(n), ondertekening van het UBO-formulier, de controle op PEP- en sanctielijsten en het bepalen van organisatierisico’s. Het zijn allemaal handelingen die vergaand kunnen worden geautomatiseerd. In onze slimme software zetten wij Robotic Process Automation (RPA) in. Dat is het automatiseren van administratieve bulkwerkzaamheden dankzij de inzet van ‘software robots’. Inmiddels hebben wij het - dankzij de data van Company.info en de digitale identiteitscontroles van Evidos - voor elkaar gekregen om alle 8 stappen bij het cliëntenonderzoek te automatiseren. ”
KYC-processen automatiseren.
Wil je meer weten over de tools waarmee jij jouw KYC-processen kan automatiseren?