Compliance, Klantverhaal

Compliance checks automatiseren zonder kwaliteitsverlies

Leestijd: 7 minuten

Steeds meer bedrijven hebben de plicht om te onderzoeken hoe klanten aan hun geld komen. Daar zien zowel de AFM als DNB ieder vanuit hun eigen rol, streng op toe. Beperkte de Wwft zich in eerste instantie tot financiële instellingen, nu strekt de wet zich ook uit tot onder meer vastgoedbedrijven, notarissen en advocaten. Binnenkort volgen bedrijven die bitcoins uitgeven.

Het uitvoeren van compliance checks is een belangrijk onderdeel van het KYC-proces bij bovengenoemde bedrijven. Maar al deze organisaties hebben de grootste moeite om hun compliance-afdelingen te bemannen. Waarom? Omdat veel repeterende administratieve werkzaamheden als saai en niet uitdagend worden ervaren. Is er een manier om deze werkzaamheden bij de compliance officer weg te halen, het werk voor hen daarmee uitdagender te maken en – ondanks de personeelskrapte – toch aan de wet te voldoen? We spreken met Frans Kloosterman, oprichter van Onlinecontracteren.nl, die een software tool heeft ontwikkeld waarmee – mede door de data van Company.info – het volledige KYC-proces geautomatiseerd wordt. Frans Kloosterman over de samenwerking tussen Company.info en Onlinecontracteren.nl:

“Het is een innovatieve samenwerking waarbij de data van Company.info wordt gebruikt in een workflow om automatisch UBO-verklaringen te bepalen of zakelijke klanten digitaal volledig te onboarden.”

Automatiseer en robotiseer KYC-processen

Kloosterman: “Het KYC-proces leent zich goed voor automatisering, aangezien dat proces aardig wat repeterende bulkwerkzaamheden kent. Denk aan het opvragen van uittreksels uit het Handelsregister, het checken van de UBO, het bepalen van de tekenbevoegde(n), ondertekening van het UBO-formulier, de controle op PEP- en sanctielijsten en het controleren op nevenfuncties. Het zijn allemaal handelingen die vergaand kunnen worden geautomatiseerd. In onze slimme software zetten wij Robotic Process Automation (RPA) in. Dat is het automatiseren van administratieve bulkwerkzaamheden dankzij de inzet van ‘software robots’.

Van dagen of weken naar minuten of seconden

Het automatiseren van het volledige KYC-proces is het specialisme van Onlinecontracteren.nl, partner en klant van Company.info.

“Doordat de actuele data van Company.info rechtsreeks toegankelijk is via onze slimme software tool, brengen bedrijven het KYC-proces, dat nu per klant vaak nog dagen of weken duurt, terug tot een volledig geautomatiseerde handeling die seconden of hooguit minuten in beslag neemt. Dat biedt de mogelijkheid om alle klanten waar niets mee aan de hand is zelfs helemaal zonder menselijke tussenkomst te accepteren. De compliance officer hoeft zich daardoor alleen te focussen op die klanten waar een verdenking op rust en verder onderzocht moeten worden. Hierdoor wordt hun werk een stuk leuker.”

Frans Kloosterman
Oprichter en eigenaar Onlinecontracteren.nl

KYC-processen automatiseren.

Ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen bij het automatiseren van jouw KYC-proces?

UBO-verklaring volautomatisch opstellen

Eén van de onderdelen in het KYC-proces dat veel tijd kost, is het opstellen van de UBO-verklaring. Zeker als de concernrelaties complex zijn moeten er nogal wat uittreksels uit het Handelsregister worden opgevraagd om te achterhalen wie de Ultimate Benificial Owner (UBO) is. Ook kunnen er meerdere UBO’s zijn, wat het allemaal een stuk complexer maakt.
Al deze informatie wordt handmatig verwerkt in een UBO-verklaring, die vervolgens voor ondertekening aan de klant wordt voorgelegd.

Dit proces is niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, maar het is ook repetitief werk met weinig uitdaging. Daarom heeft Onlinecontracteren.nl voor dit proces een kant-en-klare tool ontwikkeld: UBO-X. Kloosterman vertelt: “We halen alle informatie die nodig is voor een UBO-verklaring op uit de Company.info database, denk aan concernrelaties, data van uittreksels uit het Handelsregister en de UBO-check. De data die nodig is om de UBO-verklaring op te stellen wordt volledig automatisch bij elkaar gebracht in een formulier. Zo wordt een UBO-verklaring opgesteld zonder menselijke tussenkomst.”

Digitale handtekening

Nadat de verklaring is opgesteld, wordt deze voorgelegd voor ondertekening aan de klant. De klant krijgt een e-mail in de huisstijl van het bedrijf dat de UBO-verklaring nodig heeft, met daarin een link naar een persoonlijke pagina. Hierop staat het formulier. Als het formulier klopt, geeft de tool aan wie de tekenbevoegde(n) is/zijn. Zij kunnen het formulier digitaal ondertekenen en zichzelf daarbij verifiëren via iDIN.

Wil de klant een wijziging in het formulier aanbrengen, dan kan dat ook. Op basis van de wijzigingen wordt realtime en volautomatisch een nieuw formulier opgesteld dat de klant digitaal ondertekent. De klant krijgt vervolgens in zijn mailbox een PDF met het ondertekende formulier voor zijn eigen administratie. In de tool kunnen medewerkers de voortgang van de UBO-verklaringen monitoren.

Extra controles en volledige logging

UBO-X voert op de achtergrond allerlei controles uit, zoals het matchen van de geboortedatum van de persoon die tekent met de geboortedatum op het uittreksel uit het Handelsregister. Ook wordt alles gelogd, dus ook de wijzigingen die de klant of een medewerker doorvoert. Dit alles inclusief het exacte tijdstip. Zo kan dus altijd worden nagegaan wie welke wijzigingen wanneer heeft aangebracht.

Bespaar tijd, maak KYC leuk

Is de werkdruk op jouw compliance-afdeling hoog? Automatiseer dan zoveel mogelijk saaie, repetitieve handelingen binnen het KYC-proces, van de UBO-controle, het controleren van de concernstructuur en achterhalen van de UBO’s tot en met het verkrijgen van een handtekening onder de UBO-verklaring.

KYC-processen automatiseren.

Ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen bij het automatiseren van jouw KYC-proces?

Een getekende overeenkomst: van 57 dagen naar 7 minuten

Frans Kloosterman heeft zijn ervaring opgedaan bij de Rabobank en Famed. Famed is inmiddels gefuseerd met Infomedics, de marktleider in het innen van tandartsrekeningen. Bij Famed heeft Frans Kloosterman het proces van het onboarden van nieuwe tandartsen teruggebracht van 57 dagen naar 7 minuten. De kennis die hij daar heeft opgedaan, zet hij nu in om banken, verzekeraars, vastgoedondernemers en andere bedrijven die onder de Wwft vallen te helpen om hun KYC-proces zo ver als mogelijk te automatiseren.

Lees de Famed klantcase

Volgend artikel

Compliance, Klantverhaal

Maak je compliance processen snel en slim met data intelligence

In compliance processen is KYC verreweg het belangrijkste, maar helaas ook het meest tijdrovende onderdeel. Dat komt doordat de meeste bedrijven het proces nog handmatig hebben ingericht. De technologie maakt het vandaag de dag heel goed mogelijk om repetitieve werkzaamheden te automatiseren.