De 5 stappen van het klantacceptatie proces

Een klantacceptatieproces is een zoveel mogelijk uniform, datagedreven en geautomatiseerd proces waarbij potentiële klanten worden onderzocht vóór het aangaan van de zakelijke relatie. Hiermee beschik je altijd over de juiste bedrijfsinformatie zonder dat je dat hoeft uit te vragen bij de klant. Dat scheelt niet alleen jou tijd en handmatige handelingen, maar ook je klant.

Hoe een klantacceptatieproces eruitziet en uit welke stappen deze bestaat, hangt af van het doel waarmee je potentiële klanten onderzoekt. Dat las je in ons blog ‘Het klantacceptatieproces: start met het bepalen van je doel’. Wij onderscheiden 3 niveaus van onderzoeken: Light, Medium en Heavy. Bij het niveau Heavy zijn alle 5 stappen hieronder onderdeel van het klantacceptatieproces.

Allereerst is het belangrijk om te controleren of je potentiële zakelijke relatie daadwerkelijk bestaat. Dat doe je simpelweg door te checken of het bedrijf staat ingeschreven in het Handelsregister. Controleer ook of het opgegeven bedrijfsadres overeenkomt. Doe daarna een eerste check op kredietwaardigheid en de activiteiten van het bedrijf door een uittreksel op te vragen. Een uittreksel geeft je onder andere informatie over het doel van de onderneming, de partners en de vennoten en het aantal tekenbevoegden.

Een zakelijke relatie kan een op zichzelf staand bedrijf of onderdeel van een groep zijn. Dat achterhaal je via de organisatiestructuur, de bestuurders en de Ultimate Beneficial Owner (UBO). Is je potentiële klant onderdeel van een groep bedrijven? Onderzoek deze dan ook. Check bijvoorbeeld de infunctietreding van de bestuurders of aandeelhouderes, of er veel bestuurswisselingen zijn geweest en wat de neven- en historische functies van de bestuurder en aandeelhouders zijn. Deze informatie vertelt jou hoe betrouwbaar de organisaties en de volledige boomstructuur zijn.

Om het risico op financiële schade, reputatieschade of boeterisico in te schatten, check je in deze stap de bestuurders (de UBO) en de organisaties op sancties en PEP. Ook een adverse media screening is van belang. Oftewel: is jouw potentiële klant negatief in het nieuws geweest of niet. Controleer daarnaast of bestuurders (de UBO) van je potentiële klant in het verleden bedrijven heeft gehad die failliet zijn gegaan. Zo ja, dan is dit mogelijk een red flag.

De screening kan je uitbreiden met het verifiëren van de identiteit bestuurders (of de UBO) via een identiteitsdocument, een check op de jaarrekening en het opvragen van een kredietscorerapport. Deze laatste twee documenten geven jou een indicatie van het betaalrisico dat je potentiële klant meebrengt.

De informatie die je in alle bovengenoemde stappen hebt verzameld, vertellen jou hoeveel risico een potentiële klant meebrengt. Op basis daarvan bepaal jij: wel of niet accepteren. Is het antwoord ‘ja’, dan monitor je je klant vanaf dat moment continu. Zo check je bijvoorbeeld maandelijks of je de transacties van de bekende bankrekening ontvangt, of er wijzigingen in de organisatiestructuur zijn geweest en of je klant negatief in het nieuws is voorgekomen.

Om je potentiële klanten op efficiënte en uniforme wijze te onderzoeken, heb je een passende dataoplossing nodig. Daarmee beschik je altijd over accurate bedrijfsinformatie die je dus niet hoeft op te vragen bij de klant. Er zijn verschillende dataoplossingen waarmee je het klantacceptatieproces kunt uitvoeren:

Heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste dataoplossing voor jouw klantacceptatieproces? Gebruik onze klantacceptatie adviestool! Beantwoord 3 korte vragen en je krijgt direct advies.