Low-risk KYC-processen worden vaak genoeg nog handmatig uitgevoerd. Zonde, want dit omvat veel repetitief werk dat zich juist perfect leent voor automatisering. Over op automatiseren dus! Maar hoe bepaal je welke vorm van automatisering het beste bij jouw situatie past? Frenk Gerritsen, Thought leader Compliance, adviseert Wwft-plichtige instellingen regelmatig over automatisering van het KYC-proces. In deze blog vertelt hij welke 3 hoofdpijlers bepalend zijn. En met een checklist geeft hij aan op welke punten per hoofdpijler je moet letten.
Meer risk-based werken is de toekomst.
Van Wwft-plichtige instellingen wordt nogal wat gevraagd als het op het uitvoeren van KYC-checks aankomt. Nieuwe cliënten – maar ook bestaande – moeten volledig worden doorgelicht voordat zij geaccepteerd mogen worden. Die checks worden nu voor een groot deel nog handmatig uitgevoerd. En daar heb je mankracht voor nodig. KYC-professionals dus. Het uitvoeren van die checks wordt over het algemeen bestempeld als zeer repetitief, tijdsintensief en weinig uitdagend. Dat zorgt voor een groot verloop van KYC-professionals. En die vacatures worden niet makkelijk opgevuld. Een andere uitdaging waar Wwft-plichtige instellingen voor staan is de hoge verwachtingen van cliënten. De doorlooptijd voor het KYC-proces moet zo kort mogelijk zijn en zo min mogelijk effort vragen van de cliënt.
DNB erkent dat en heeft de financiële sector toestemming gegeven om meer risk-based te gaan werken. Dit betekent dat low-risk KYC-processen meer overgelaten kunnen worden aan technologieën als machine learning en artificial intelligence. Op deze manier blijven de high-risk gevallen, en dus de interessantere cases, over voor de specialistische KYC-professionals. Externe partijen spelen hier op in: er worden steeds meer KYC-toolings op de markt gebracht waarmee je het KYC-proces kunt automatiseren.
Checklist KYC-processen automatiseren.
Aan de slag met het automatiseren van low-risk KYC-processen dus! Maar waar begin je als je wilt automatiseren?
“Deze vraag krijg ik vaak van Wwft-plichtige instellingen. Veel organisaties willen automatiseren, maar ze weten niet wat ze daar precies voor nodig hebben en welke overwegingen belangrijk zijn. De stap zetten wordt daarom vaak als moeilijk ervaren.”
Wanneer je wilt automatiseren, spelen 3 hoofdpijlers een belangrijke rol in het bepalen van welke vorm van automatisering het beste bij jouw situatie past:
1. Intern compliance beleid en regels
Om het KYC-proces te kunnen automatiseren, moeten de procedures en werkwijzen voor het beperken en beheersen van de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme (en de risico’s die zijn geïdentificeerd tijdens de risicobeoordeling) op orde zijn. Op basis daarvan moet de automatische controle namelijk worden ingericht. Op deze vragen moet je in ieder geval een antwoord hebben:
Aan welke wet- en regelgeving moet je organisatie voldoen?
Heb je op basis van geldende wet- en regelgeving een KYC-beleid opgesteld?
Heb je al een KYC-proces staan dat is gebaseerd op je KYC-beleid? Zo ja, uit welke stappen bestaat dit?
Hoe lang duurt het KYC-proces nu? En wat wil je als organisatie bereiken of waar wil je als organisatie naartoe (bewegen)?
2. Resources om automatiseren mogelijk te maken
Automatiseren kan op 2 manieren: door data-integraties te implementeren in je cliëntacceptatiesysteem of met kant-en-klare software met een KYC-workflow. Je leest meer over deze mogelijkheden in ons blog ‘Automatisering van het KYC-proces is nodig: zo kan het’. Welke mogelijkheid het beste past, hangt af van jouw behoeften en in hoeverre je het KYC-proces wilt standaardiseren. Maar ook van de hoeveelheid resources die je in huis hebt om data-integraties en algoritmen te implementeren. Voor het implementeren van data-integraties (API’s) heb je bijvoorbeeld technische resources nodig en voor kant-en-klare KYC-software niet. Ook de urgentie voor het inrichten van een automatisch proces is een belangrijke factor. Om te kunnen bepalen welke manier het beste bij jouw situatie past, moet je deze overwegingen nemen:
Wat voor tooling (bijvoorbeeld een CRM-systeem) gebruik je voor het uitvoeren van cliëntenonderzoek?
Wil je het KYC-proces in eigen systemen automatiseren of moet je hier juist een aparte tooling voor gebruiken?
Welke stappen van het KYC-proces heb je al geautomatiseerd en welke nog niet?
In hoeverre heb je implementatiecapaciteit, geld, kennis en tijd voor automatisering?
Is het van belang om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met automatisering? Bijvoorbeeld vanwege personeelstekort of omdat je (nog) niet voldoet aan de wet- en regelgeving?
3. De nodige externe data (zowel van cliënten als van dataleveranciers) om KYC-checks uit te voeren
Een geautomatiseerd KYC-proces valt of staat met kwalitatieve, betrouwbare externe datasets. Welke dataelementen je nodig hebt hangt af van de risico’s die je wilt beperken en beheersen vanuit je KYC-beleid. Daarnaast heb je vaak nog aanvullende informatie van de betreffende cliënt nodig om het cliëntenonderzoek binnen het KYC-proces uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn deze factoren belangrijk:
Welke databronnen raadpleeg je voor het uitvoeren van het KYC-proces?
In hoeverre is realtime en uniforme data een belangrijke factor in het KYC-proces?
Welke data moet worden geïntegreerd in het geautomatiseerde KYC-proces?
Welke data-elementen bepalen of een cliënt in een laag, midden of hoog risicocategorie valt?
Automatische transactiemonitoring
Voor sommige organisaties is transactiemonitoring ook een belangrijk onderdeel van het KYC-proces. Denk aan banken. Ook dat kan automatisch via softwaresystemen.
Hulp of advies nodig?
Het is dus niet de vraag of je over moet op automatisering, maar of het kan en hoe. De checklist in dit blog helpt je op weg om te bepalen welke manier van automatisering het beste bij jouw situatie past. Wil je gericht advies op basis van jouw wensen en behoeften? Of ben je benieuwd naar de mogelijkheden van data-integraties of juist een alles-in-1 KYC-tool? Wij helpen je graag!
Adviesgesprek KYC-proces automatiseren.
Wij adviseren je graag over hoe je het KYC-proces het beste kunt automatiseren.