Artikel, Compliance

Automatisering van het KYC-proces is nodig: zo kan het

Publicatie: 5 december 2022
Leestijd: 7 minuten

Dat het uitvoeren van het Know Your Customer (KYC) proces veel tijd in beslag neemt, hoeven we jou niet te vertellen. Dat je een groot deel van dit proces kunt automatiseren misschien wel. Maar welke mogelijkheden zijn er voor automatisering van het KYC-proces? En welke voordelen biedt het? Je leest er alles over in dit blog.

Compliant zijn vraagt steeds meer capaciteit.

Het aantal fte’s dat zich bij Nederlandse Wwft-plichtige instellingen bezighoudt met compliance is aanzienlijk. De afgelopen jaren is dit aantal ook fors gestegen. Bij het naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) komt veel kijken. Het KYC-proces – het onderzoek dat je doet om cliënten goed te kennen – vergt het meeste tijd. Je moet goed op de hoogte zijn van de intenties die bedrijven hebben om zaken met jou te doen. Op basis daarvan besluit je: wel of niet accepteren. Het volledige onderzoek moet je vervolgens goed documenteren om eventuele vragen tijdens een controle van de FIU-Nederland te kunnen beantwoorden.

De 5 stappen van het KYC-proces.

Het KYC-proces bestaat uit een acceptatieproces en een monitoringproces. Kort gezegd bestaan die twee samen uit 5 stappen:

  • Verifieer de organisatie en boomstructuur van cliënten

  • Achterhaal de UBO

  • Check de UBO op PEP, sancties en negatief nieuws

  • Bepaal welke risico’s een cliënt meebrengt en stel de risicocategorie vast voor cliëntmonitoring

  • Monitor cliënten periodiek (afhankelijk van de vastgestelde risicocategorie)

Stap 1 t/m 3 en 5 bestaan over het algemeen uit standaard regels die zijn vastgesteld en waar vaste datasets voor worden gebruikt. Daardoor lenen deze routinetaken zich perfect voor automatisering. Alleen het eindoordeel voor het wel of niet accepteren van een cliënt – stap 4 dus – vraagt dan nog om een menselijke handeling.

Deze randvoorwaarden gelden voor automatisering.

Om de stappen 1 t/m 3 en 5 te kunnen automatiseren moeten je standaard regels in steen gegoten zijn. Denk aan een risicoanalyse en daarop gebaseerde gedragslijnen. Maar ook procedures en maatregelen om de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme (en de risico’s die zijn geïdentificeerd tijdens de risicobeoordeling) te beperken en effectief te beheersen. Heb je die basis staan, dan is het zaak om de juiste datasets te verzamelen die bestaan uit betrouwbare bedrijfsinformatie.

Automatisering van het KYC-proces kan op 2 manieren.

Het KYC-proces kan je vervolgens op 2 manieren automatiseren:

  • Via API’s

    Met API’s wordt alle relevante bedrijfsinformatie die nodig is voor het onboarden en monitoren van cliënten automatisch toegevoegd aan je cliëntacceptatie- en monitoringsysteem. Denk aan uittreksels, bedrijfsnieuws, bedrijfsnieuws, informatie over de aandeelhoudersstructuur en UBO-informatie. Met compliance en UBO API’s worden de concernstructuur en de hoogste entiteit bepaald, de UBO wordt achterhaald en deze wordt gecheckt op PEP, sancties en adverse media. Dit gebeurt allemaal automatisch.

  • Via kant-en-klare software met een KYC-workflow

    In een tool met KYC software zit alle bedrijfsinformatie die je nodig hebt voor KYC-onboarding en -monitoring in één tool. Deze beschikt daarnaast over een audit trail. Die doorloopt de complete KYC-workflow automatisch. De resultaten uit alle stappen van het KYC-proces worden daardoor automatisch gebundeld en opgeslagen in een cliëntdossier. In kant-en-klare KYC software zit vaak ook de optie om periodieke monitoring in te stellen.

Automatisering van het KYC-proces levert je deze voordelen op:

Welke van de bovengenoemde manieren het beste werkt, hangt af van je bedrijfsvoering. In ieder geval leveren beide manieren je deze voordelen op:

  • Je bespaart tijd bij cliëntacceptatie en cliëntmonitoring voor KYC/CDD

  • Je beperkt het aantal handmatige handelingen en minimaliseert foutieve invoer

  • Je zorgt voor een prettigere klantbeleving

  • Het naleven van de Wwft wordt efficiënter

  • Je voorkomt zakendoen met frauduleuze of risicovolle ondernemingen

Maak kennis met de KYC.app

Ben je op zoek naar kant-en-klare software met een KYC-workflow waarmee je het KYC-onboarding & monitoring proces volledig kunt automatiseren? Maak kennis met onze KYC.app. Deze alles-in-1 tool verzamelt alle openbaar beschikbare informatie over bedrijven en bestuurders en doorloopt daarmee de complete KYC-workflow automatisch in 5 stappen. Binnen enkele minuten is je cliëntdossier gevuld, beoordeeld en gearchiveerd in een audit trail.

“Als makelaarskantoor deden wij voordat wij onder de Wwft vielen al cliëntenonderzoek, maar dat deden we handmatig. Daardoor ging dit niet altijd zo gestructureerd als zou moeten. Veel cliënten onderzochten wij al, maar er glipte ook wel eens een cliënt tussendoor. Dat wil je voorkomen. Om een professionaliseringsslag te maken zijn we daarom op zoek gegaan naar een tool die een groot deel van het cliëntenonderzoek uit handen neemt. Die mogelijkheid biedt Company.info met de KYC.app. Dankzij deze tool onderzoeken we cliënten bij cliëntacceptatie nu volgens één wijze. En we kunnen bestaande cliënten makkelijk periodiek monitoren door in te stellen wanneer we hen weer willen reviewen. Zeker omdat wij veel cliënten hebben waar wij al jarenlang mee samenwerken is dat prettig. Daarnaast krijgen we, vanwege de snel veranderde vastgoed- en investeringsmarkt, ook steeds vaker te maken met nieuwe, internationale cliënten. Die kunnen we nu ook makkelijk onderzoeken met de KYC.app.”

Walter Dielemans
Partner en Makelaar bij De Mik, Real Estate Partners, adviseur & vastgoedmakelaar

Demo KYC.app.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en functionaliteiten van de KYC.app? Vraag een gratis demo aan!

Volgend artikel

Artikel, Compliance

De 4 grootste Wwft-uitdagingen bij accountancy kantoren

Het toetsen en monitoren van (nieuwe) cliënten op een groot aantal risicofactoren is een belangrijk onderdeel van het naleven van de Wwft. Maar in welke mate wordt op welke risicofactoren getoetst? En wat zijn uitdagingen hierbij? Wij onderzochten het bij 50 accountancy- en administratiekantoren. De 4 opvallendste resultaten hebben we in dit blog voor je uitgeschreven.