Geopolitiek staat wereldwijd onder hoogspanning dankzij de oorlogen in Oekraïne en het Midden-Oosten. Daardoor worden er bijna dagelijks economische sancties opgelegd tegen landen, bedrijven en personen. Sanctiewetgeving is dus actueler dan ooit. Toch zien we dat veel bedrijven moeite hebben met het naleven ervan. Vaak niet uit onwil, maar omdat dat in de praktijk complex is. Hoe voorkom je dat je onbedoeld in overtreding bent? En hoe zorg je voor een waterdicht proces zonder dat controles je onnodig veel tijd kosten?
Sanctiewetgeving: voor wie en waarom?
De sanctiewet is niet alleen van toepassing op banken of grote internationale spelers. Al denken veel ondernemers dat wel. In werkelijkheid geldt de sanctiewet voor alle bedrijven die een zakelijke relatie aangaan. Deze wet verplicht je om te controleren of een klant, leverancier of andere zakelijke relatie voorkomt op een sanctielijst. Het uiteindelijke doel is om te voorkomen dat je (onbedoeld) geld of goederen levert aan gesanctioneerde personen, organisaties of landen. Zo draag je bij aan internationale veiligheid.
Welke sanctielijsten zijn er?
Er bestaan verschillende nationale en internationale sanctielijsten. Deze zijn in ieder geval relevant wanneer je je relaties wilt screenen:
De sanctielijst van de Verenigde Staten (Office of Foreign Asset Control);
De Europese sanctielijst (Common Foreign and Security Policy);
De lijst met VN-sancties. Hier staan sancties van de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties op vermeld;
De Nederlandse sanctielijst (de Nationale sanctielijst terrorisme).
Deze lijsten zijn openbaar beschikbaar via overheidswebsites. In theorie kan je ze natuurlijk handmatig checken, maar in de praktijk is dat omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. De lijsten verschillen namelijk in structuur, inhoud en actualiteit. Dat maakt het juist controleren ervan een opgave. Laat staan wanneer je een grote klantportefeuille beheert en je regelmatig nieuwe klantrelaties aangaat. Dan is een handmatige check onbegonnen werk.
De risico’s van non-compliance.
Wat als je iemand over het hoofd ziet bij een handmatige check? De gevolgen zijn niet mals. Wie (onbedoeld) zakendoet met een gesanctioneerde partij, riskeert hoge boetes en reputatieschade. Controle op sanctielijsten en de naleving van de sanctiewet is dus niet slechts ‘een administratief moetje’. Het raakt de kern van risicomanagement, integriteit en continuïteit van je organisatie.
Veelgemaakte fouten in het KYC-proces.
Bedrijven die zich wagen aan een handmatige controle van sanctielijsten doen dit vaak alleen bij onboarding. Monitoring wordt doorgaans vergeten, terwijl dat net zo belangrijk is. In het grillige geopolitieke klimaat van nu kan een bedrijf of persoon dat vandaag nog sanctievrij is, morgen wel op een sanctielijst terechtkomen.
Een sanctiecheck is natuurlijk slechts een onderdeel van het totale KYC-proces waarin je onderzoek doet naar klanten en leveranciers bij onboarding en monitoring. Ook daarin worden veel fouten gemaakt, zoals:
Het gebruik van verouderde bronnen
Het gebruik van onvolledige of onjuiste bedrijfsgegevens
Het ontbreken van een goede auditlog om aan te tonen wat er gecontroleerd is
Kennis en training van medewerkers
En een check op leveranciers wordt vaak vergeten. Oftewel, er wordt niet aan Third Party Due Diligence gedaan. Dat terwijl een leverancier natuurlijk net zo goed risico’s kan vormen als een klant. Ook bij leveranciers is zorgvuldig onderzoek bij onboarding én monitoring dus noodzakelijk.
Volledig compliant met één KYC-tool.
Veel van deze knelpunten los je op met een KYC-tool waarin een complete KYC-workflow is geïntegreerd. De KYC.app is daar een voorbeeld van. Hiermee raadpleeg en archiveer je alle bedrijfsinformatie die je nodig hebt voor KYC onboarding en monitoring in slechts een paar stappen in één tool.
Een automatische check van de organisatie en UBO(‘s) op (inter)nationale sanctielijsten is een van die stappen. De resultaten worden automatisch opgeslagen in een audit trail, zodat je altijd aantoonbaar compliant bent met de Sanctiewet en Wwft. Newomij heeft de sanctiecheck dankzij de KYC.app flink weten te versnellen, vertelt Pirjo van Rosse-van Zomeren, Compliance Officer bij Newomij:
“Voorheen voerden wij CDD-onderzoeken handmatig uit. Zolang dat alleen nodig was voor de businessunits Financiering en VvE beheer, was dat nog te doen. Maar toen ook voor de businessunit Vastgoed een CDD-beleid werd opgesteld, werd de noodzaak voor automatisering groot. Daarom haalden we de KYC.app in huis. Deze neemt het handmatige werk, waaronder de sanctiecheck, nu volledig uit handen. Voorheen gingen we voor het monitoren van klanten af op sanctielijst-updates die we via nieuwsbrieven van de toezichthouder ontvingen en de online sanctielijsten. Bij iedere update doorzochten we onze klanten handmatig, lijst voor lijst, op eventuele hits. Dat was tijdrovend en foutgevoelig. Nu deze checks automatisch worden gedaan, levert ons dat snelheid, gebruikersgemak en een gevoel van zekerheid op. We weten dat alle relevante sanctielijsten worden gecontroleerd en dat de resultaten automatisch en netjes worden gelogd. Voorheen maakten we nog screenshots van elke handmatige check als bewijs voor de audit trail. Dat is gelukkig verleden tijd. Door het gebruikersgemak van de KYC.app hebben we de check op klanten inmiddels uitgebreid naar leveranciers van de businessunit Vastgoed. Ook dat onderzoek verloopt nu sneller en effectiever.”
Probeer de KYC.app nu twee maanden gratis uit.
Sanctiewetgeving en de Wwft-richtlijnen zijn complex, maar naleving hoeft dat niet te zijn. Met de juiste tooling kun je het proces eenvoudig, schaalbaar én aantoonbaar goed organiseren. De KYC.app helpt je daarbij. Ontdek hoe cliëntacceptatie en monitoring wél efficiënt kan tijdens een proefabonnement. Hiermee krijg je 2 maanden gratis toegang tot de KYC.app.
KYC.app proefabonnement.
Ervaar zelf wat de KYC.app voor jouw organisatie kan betekenen en test de KYC.app 2 maanden gratis.