Betalingsrisico, reputatieschade of boeterisico; je voorkomt het liever dan dat je het moet genezen. Onderzoek je potentiële klanten daarom altijd vóórdat je een zakelijke relatie aangaat. Dat doe je efficiënt volgens een vastgesteld klantacceptatieproces met een passende dataoplossing. Afhankelijk van het doel waarmee je je klanten onderzoekt, bepaal je uit welke stappen jouw klantacceptatieproces bestaat. In dit blog helpen we je daarmee op weg.
Behoud een gezonde bedrijfsvoering.
Potentiële klanten checken voordat je besluit een zakelijke relatie aan te gaan, is een hygiënefactor voor een gezonde bedrijfsvoering. Zo voorkom je immers reputatieschade en ESG-risico’s als je vóóraf weet dat een bedrijf zich bezighoudt met malafide praktijken. En je voorkomt wanbetaling en dus betalingsachterstanden als je weet dat een potentiële klant jouw factuur niet kan betalen vóórdat je het contract tekent.
Daarnaast zijn er veel bedrijven die hun zakelijke relaties vooraf checken, omdat zij dit verplicht zijn vanuit wetgeving: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Denk aan financiële instellingen, advocaten en accountants. Of je motivatie voor het onderzoeken van potentiële klanten nu een hygiënefactor of een verplichting is; een klantacceptatieproces inregelen is verstandig.
Bepaal het doel waarmee je potentiële klanten onderzoekt.
Hiermee beschik je altijd over de juiste bedrijfsinformatie zonder dat je dat hoeft uit te vragen bij potentiële klanten. Dat scheelt jou niet alleen tijd en handmatige handelingen, maar ook je potentiële klanten. Daarnaast onderzoek je je potentiële klanten met een klantacceptatieproces altijd op uniforme wijze. Hoe een klantacceptatieproces eruitziet, hangt af van het doel waarmee je een potentiële klant onderzoekt. Daarin onderscheiden we 3 niveaus:
Light – Kan ik leveren?
Je wilt achterhalen of de potentiële klant daadwerkelijk bestaat en of het adres waarop het bedrijf is gevestigd klopt.
Een voorbeeld van een bedrijf dat tot het niveau ‘Light’ behoort is een groothandel. Deze wil voordat hij besluit producten te leveren aan een potentiële klant weten of het bedrijf bestaat op het adres.
Medium – Wil ik leveren?
Je wilt weten wat de potentiële klant doet, wat de potentiële klant met jouw producten of diensten gaat doen, met welke personen je zaken gaat doen en of hij eventueel betaalrisico meebrengt.
Een voorbeeld van een bedrijf dat tot het niveau ‘Medium’ behoort is een leverancier van machines, oftewel een bedrijf dat producten levert met een hoge aanschafwaarde. Deze wil vooraf weten wie er mag tekenen en welke financiële risico’s een potentiële klant meebrengt door een uitgebreide check te doen op kredietwaardigheid.
Heavy – Mag ik leveren?
Je wilt uitsluiten of jouw organisatie geen financiële schade, reputatieschade of boeterisico loopt als je besluit zaken te doen met de potentiële klant.
Een voorbeeld van een bedrijf dat tot het niveau ‘Heavy’ behoort is een accountant. Deze wil alles weten om wetgeving (o.a. de Wwft en Sanctiewet) na te leven en boeterisico’s te vermijden.
De stappen van het klantacceptatieproces per doel en niveau.
Een klantacceptatieproces bestaat uit een aantal vaste stappen. Hoe dieper het niveau, hoe meer stappen je uitvoert. Tot het derde niveau ‘Onderzoeken’ voer je alle stappen uit.
Een voorbeeld van een uitgeschreven proces met alle 5 de stappen lees je in ons blog ‘De 5 stappen van het klantacceptatieproces’.
Krijg advies over de juiste dataoplossing voor klantacceptatie.
Ongeacht met welk doel en dus op welk niveau jij je potentiële klanten wilt onderzoeken, je hebt een dataoplossing nodig om altijd te beschikken over accurate bedrijfsinformatie. Daarnaast helpt een dataoplossing je om potentiële klanten altijd op een uniforme en efficiënte manier te onderzoeken. Er zijn verschillende dataoplossingen waarmee je het klantacceptatieproces kunt uitvoeren:
Via ons online portal waarin alle bedrijfsinformatie voor klantacceptatie per bedrijf is gebundeld in een organisatieprofiel
Via API’s of data-integraties voor klantinformatie- en CRM-systemen waarmee alle bedrijfsinformatie automatisch en op maat wordt toegevoegd aan je systeem
Via een datalevering op maat waarbij je een los bestand met alle nodige bedrijfsinformatie ontvangt voor klantonderzoek
Via een workflow tool die alle bedrijfsinformatie verzamelt en de complete workflow automatisch doorloopt
Welke dataoplossing het beste bij jouw organisatie past, hangt af van een aantal factoren. Heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste dataoplossing? Gebruik onze klantacceptatie adviestool! Beantwoord 3 korte vragen en je krijgt direct advies.