In 4 stappen klantacceptatieprocessen versnellen door automatisering

Om te bepalen of je een nieuwe klant mag accepteren is het van belang om een betrouwbaar beeld te hebben van de organisatie. Breng daarvoor de organisatiestructuur in kaart en bepaal de tekenbevoegde, UBO en/of de hoogst natuurlijke bestuurder. Weet je precies met welke organisatie en bestuurder je zaken gaat doen? Achterhaal dan of er risico’s zijn. Hoe wordt de bestuurder of de onderneming ingeschat als het gaat om betaalgedrag? Zijn er sancties van toepassing? Is de bestuurder een Politically Exposed Person (PEP)? Is er negatief nieuws over de bestuurder of de organisatie verschenen? Directe koppelingen met Company.info voegen al deze informatie direct toe aan jouw klantsysteem of proces.

Company.info biedt verschillende API’s waarmee je fases van het klantacceptatieproces kunt automatiseren. Nadat deze API’s in je systeem zijn geïmplementeerd achterhaal je, met behulp van de onderstaande geautomatiseerde 4 stappen, alle relevante klantinformatie. Dit bespaart je veel tijd en voorkomt onnodige (hoge) kosten.

Een voorbeeld. Je wilt van het bedrijf ‘Voorbeeld Accountants B.V.’ weten wie de tekenbevoegden en UBO’s zijn in je eigen klantomgeving. Om dit mogelijk te maken voer je eerst de bedrijfsnaam en de vestigingsplaats in binnen het gebruikte klantsysteem (CRM/ERP). De API’s verrijken in deze stap direct de bedrijfsgegevens met relevante info zoals het correcte adres, het KvK-nummer en de branche-omschrijving. Je ziet direct of de onderneming economisch actief is en of het verstandig is om verder te gaan met het klantacceptatieproces.

Vervolgens wil je de boomstructuur van de organisatie in kaart brengen. Je wilt namelijk weten of er dochterondernemingen (zoals ‘Voorbeeld Consultants B.V.’) bestaan en of de organisatie onderdeel is van een overkoepelende adviesgroep (bijvoorbeeld ‘Voorbeeld Adviesgroep B.V.’) en/of holding (zoals ‘Voorbeeld Holding B.V.’) om zo alle tekenbevoegden en UBO’s te achterhalen.

Om deze boomstructuur in kaart te brengen heb je soms veel verschillende uittreksels van de KvK nodig en het kost veel tijd om deze allemaal handmatig op te vragen. Company.info beschikt over meer dan 10 miljoen KvK-uittreksels, die je tegen een lager tarief kunt raadplegen (in XML en PDF). Is het uittreksel niet meer actueel, dan kun je ook een realtime uittreksel opvragen in uw CRM of ERP. Op deze manier brengen onze API’s de boomstructuur en onderlinge hiërarchie van iedere Nederlandse onderneming snel en eenvoudig in kaart. Het is vervolgens ook mogelijk om alle tekenbevoegden en UBO’s automatisch in te laden in jouw klantacceptatiesysteem.

Bepaal vervolgens snel en eenvoudig of je zaken met ‘Voorbeeld Accountants B.V.’ mag doen, door kredietinformatie over het bedrijf en de gewenste persoon op te roepen. Eventuele vermeldingen in PEP- en sanctielijsten zijn ook direct toe te voegen aan je klantsysteem, net als het nieuws dat over de organisatie is verschenen.

Afhankelijk van het risicoprofiel van jouw klanten, is het mogelijk automatische updates in te stellen. Laat alle bedrijfsgegevens bijvoorbeeld eens per 3 of 6 maanden automatisch bijwerken. Zijn er relevante wijzigingen in het bedrijfsprofiel? Stel dan in dat er pushnotificaties worden gemaakt om waar nodig actie te ondernemen.

Het optimaliseren van klantacceptatie en -monitoring processen is van belang voor alle bedrijven die B2B zaken doen. Door alle klantinformatie automatisch in te laden in jouw eigen klantsysteem (CRM, ERP of andere applicatie) bespaar je veel tijd en geld. Een eenmalige integratie van de benodigde API’s zal elk klantacceptatieproces optimaliseren, doordat kansen en risico’s direct inzichtelijk zijn.