De grootste Wwft-pijn zit niet in het naleven van de wet zelf, maar in de manier waarop we het werk hebben ingericht. Dat blijkt uit nieuw onderzoek onder 127 lezers van Accountancy Vanmorgen. De conclusie is helder: repeterende handelingen, eindeloos e-mailen en versnipperde systemen zorgen voor onnodige werkdruk.
Hoewel de accountant eindverantwoordelijk is, ligt het uitvoerende werk – opvragen, najagen, controleren – vaak bij de ondersteuners. En precies daar loopt het vast.
De vraag achter het onderzoek.
Company.info en Accountancy Vanmorgen doken in de praktijk: hoe loopt het Wwft-proces echt op de werkvloer van de accountant? Niet alleen om de problemen te benoemen, maar vooral om te ontdekken waar de kansen liggen. Het antwoord wijst één richting op: het probleem is niet de wettelijke verplichting, maar het haperende werkproces.
Cijfers: waar de tijd weglekt.
De uitkomsten laten helder zien dat de meeste tijd verloren gaat aan herhaling en handmatig werk. De feiten op een rij:
78% moet regelmatig documenten opnieuw opvragen bij de klant.
70% houdt het overzicht van dossiers handmatig bij in Excel, e-mail of SharePoint.
64% verzamelt cliëntdata via e-mail, buiten het dossier om.
Een respondent verwoordde de frustratie treffend:
“We hebben wel systemen, maar uiteindelijk kopieer ik nog steeds gegevens naar drie verschillende plekken.”
De e-mail paradox: handig voor de klant, rampzalig voor het team.
Voor ondernemers voelt e-mail snel en laagdrempelig om documenten mee uit te wisselen. Maar voor het team aan de achterkant is het een bron van chaos. Documenten belanden in persoonlijke inboxen, worden lokaal opgeslagen en moeten handmatig naar het KYC-dossier worden gesleept. Een accountant lichtte toe: “We hebben portalen om bestanden uit te wisselen geprobeerd, maar 90% van de klanten stuurt documenten toch per mail.”
Het resultaat? Een proces dat onbeheersbaar is, foutgevoelig en moeilijk te monitoren.
De verborgen druk op ondersteuners.
Het onderzoek toont ook aan dat het leeuwendeel van de Wwft-uren wordt gemaakt door ondersteunend personeel. Zij jagen achter paspoortkopieën aan en voeren data dubbel in.
Een deelnemer vatte dit samen:
“Het werk is niet moeilijk, maar je doet drie keer hetzelfde in drie systemen.”
Dit leidt tot vertraging in de onboarding van nieuwe klanten en – nog belangrijker – minder tijd voor kwalitatief klantcontact.
Wat kantoren nú nodig hebben.
Uit de resultaten blijkt een grote behoefte aan eenvoud en verbinding. De concrete wensenlijst van accountants is duidelijk:
Dossiers sneller compleet maken: Reminders en opvolging automatiseren (want 70% van de klanten reageert traag).
Minder controlewerk: Wijzigingen sneller signaleren (79% mist wijzigingen nu op tijd).
Eén actueel statusoverzicht: Direct zien wat openstaat en wat ontbreekt (voor 85% cruciaal).
Einde aan ‘knip en plak’-werk: Eén workflow over CRM, opslag en KYC heen (nu werkt men versnipperd in compliance software 46%, CRM 32%, SharePoint 20% en Excel 17%).
Geldigheid van documenten bewaken: Automatische alerts bij verlopende documenten (belangrijk voor 81%).
Audit proof werken: Altijd traceerbaar wie wat wanneer deed (een must voor 62%).
Grip krijgen op klantgegevens: Aantonen dat je toestemming hebt en makkelijk beheren wie wat mag zien (belangrijk voor 76%).
Kortom: er is behoefte aan één proces, geen verzameling van losse tools.
Van verplichting naar vertrouwen.
Wwft-naleving voelt nu vaak als een ‘moetje’, terwijl het ook een moment van vertrouwen kan zijn. Een gestroomlijnd proces zorgt voor rust intern én een professionele uitstraling naar de klant.
“De wet vraagt om controle, maar de klant verwacht gemak. We moeten die twee werelden dichter bij elkaar brengen.”
De visie van Company.info.
De onderzoeksresultaten bevestigen wat wij dagelijks in de praktijk zien. Het probleem is niet het gebrek aan software, maar het gebrek aan samenhang tussen mens, data en technologie.
Daarom focust Company.info zich op het (door)ontwikkelen van oplossingen die:
bestaande systemen slim met elkaar verbinden
betrouwbare data automatisch opleveren
ondersteuners ‘in control’ brengen
Ons doel is helder: Wwft-processen verschuiven van frustrerende verplichting naar een basis van vertrouwen.
Over het onderzoek
Aan het onderzoek deden 127 respondenten mee, waaronder accountants, administratiekantoren en compliance officers. Zij deelden hun ervaringen via een enquête en verdiepende interviews.
Teveel tijd kwijt aan Wwft-controles?
Als meldingsplichtige instelling moet je cliënten onderzoeken, risico’s inschatten en bewijsstukken vastleggen. In de praktijk betekent dat vaak veel handmatig werk, herhalende taken en risico op fouten. In het webinar ‘KYC automatiseren met de kracht van AI’ zie je hoe je verschillende stappen in het KYC-proces kunt automatiseren met behulp van AI.