Het zijn drukke tijden voor vastgoedbeheerders en makelaars, zeker nu er in de particuliere sector meer vraag is dan aanbod, en de zakelijke sector weer aantrekt. Logischerwijs is je volle aandacht dan bij het verhuren en verkopen van zoveel mogelijk panden. Die drukte heeft vaak wel tot gevolg dat er minder aandacht is voor compliance en klantonderzoek, zeker als daar nog geen standaard processen voor zijn ingericht.
Compliance checks en klantonderzoeken kunnen tijdrovend en ingewikkeld zijn. Traditioneel vereisen deze controles handmatige stappen, veel papierwerk en uitgebreide kennis van wet- en regelgeving. Gelukkig biedt automatisering een oplossing. Ruben Wooldrik, expert in compliance-automatisering, vertelt hoe compliance niet alleen eenvoudiger maar ook toegankelijker wordt voor bedrijven van elke grootte door automatisering.
Waarom compliance belangrijk is.
Als vastgoedbeheerder of makelaar moet je voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wwft. Dat betekent dat je klantonderzoek moet doen om te voorkomen dat je in zee gaat met personen of organisaties die er illegale activiteiten op na houden. Officieel hoeft dat pas vanaf een huurcontract van 10.000 euro per maand, maar idealiter doe je het voor iedere klant. Illegale praktijken in je panden zijn nou eenmaal slecht voor de business.
De gevolgen van het niet doen van deze checks zijn niet voor iedereen duidelijk. Als je gecontroleerd wordt en niet kunt aantonen dat je de benodigde onderzoeken hebt gedaan, riskeer je hoge boetes. Daarnaast loop je het risico dat je panden schade oplopen doordat er criminele activiteiten in plaatsvinden. Als dergelijke zaken naar buiten komen kan je ook nog eens reputatieschade oplopen en daar kom je niet zomaar vanaf.
Waarom veel vastgoedbedrijven het niet doen.
Het is niet alleen van groot belang dat je organisatie wetten en regels naleeft, maar ook dat je klanten jouw diensten niet misbruiken. Dat is waar KYC in beeld komt, oftewel Know Your Customer. KYC is nodig om te kunnen voldoen aan de Wwft (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren Terrorisme). Als Wwft-plichtig bedrijf ben je verplicht om je (potentiële) cliënten vooraf en periodiek te onderzoeken, zodat ze geen misbruik maken van jouw diensten.
De Know Your Customer checks die je moet uitvoeren om compliant te zijn aan de Wwft kunnen tijdrovend zijn, vooral als je ze handmatig uitvoert. Er moet allerlei informatie en verschillende documenten worden aangevraagd, opgezocht en nagelopen. Vaak betekent dit dat je je klant moet lastigvallen en allerlei aanvragen moet najagen. Het is zonde van de tijd. En hoe vaak controleert de Belastingdienst hier nou op?
Voor veel bedrijven voelt het als te hard rijden op de snelweg. Je weet dat je je beter aan de snelheid kunt houden, maar de kans dat je geflitst wordt is vrij klein. Tot je wel een keer van de weg gehaald wordt… Dan mag je hopen dat het alleen bij een boete blijft. Schade aan je reputatie kost je nog veel meer.
De onzichtbare risico’s: wat je niet ziet, kan je wel schaden.
Als het gaat om de Wwft zijn er meer risico’s dan je misschien denkt. Het zijn ook vaak zaken die je op het eerste gezicht niet ziet. Iemand kan eerder betrokken zijn geweest bij criminele praktijken. Daar verhuur je liever geen pand aan, want je weet niet wat er dan in jouw pand gaat gebeuren. Je wilt bijvoorbeeld niet dat jouw naam verbonden wordt aan een drugslaboratorium of een witwasschandaal. En betrokken raken bij een terrorismezaak is al helemaal desastreus voor je reputatie. Als je je compliance checks goed uitvoert, verlaag je het risico op dergelijke incidenten. En dan heb ik het nog niet eens over de hoge boetes die je bij een compliance audit opgelegd kunt krijgen van de Belastingdienst.
Hoe je compliance checks snel en efficiënt kunt uitvoeren.
Zeker als je compliance checks handmatig uitvoert kosten ze veel tijd en kan er veel mis gaan, maar dat is helemaal niet nodig. Dergelijke checks zijn standaard en dus makkelijk te automatiseren. Dat heeft verschillende voordelen:
Tijdsbesparing: automatiseren betekent ook versnellen. Wat uren handmatig werk kost, doet compliance software in minuten.
Minder fouten: hoe meer stappen je handmatig uitvoert, hoe meer fouten er kunnen worden gemaakt. Als je automatiseert, verlaag je het risico op het onterecht accepteren van een klant, maar ook op het onterecht afwijzen van een klant.
Continu monitoren: wanneer checks automatisch gaan kan je ze continu doen. Wanneer er bij een huurder iets verandert, waardoor hij of zij plotseling in een hoog risico categorie valt, krijg je een melding en kan je actie ondernemen.
Uniformiteit in onderzoeken en dossiervorming: door compliance checks te automatiseren en dus standaardiseren wordt alle informatie uniform vastgelegd. Bij een audit kan je dan eenvoudig aantonen dat je checks in orde zijn, zonder te hoeven zoeken naar allerlei stukken.
Waarom nu wél nadenken over compliance?
De Belastingdienst controleert steeds meer. Het is een kwestie van tijd voor je aan de beurt bent en mogelijk tegen een hoge boete aanloopt. Tegelijkertijd worden criminelen steeds meer gehaaid. De kans op schade aan je panden of je reputatie neemt daarmee ook toe. Door nu te investeren in een uniforme, efficiënte compliance-aanpak, kun je zowel boetes als schade aan je panden en je imago voorkomen. En als je compliance checks automatiseert gaat dat ook nog eens snel en makkelijk. Voor jou én voor je klanten.
Plan een persoonlijk adviesgesprek.
Wil je meer weten over hoe je compliance een standaard onderdeel van je bedrijfsvoering kunt maken, zonder dat het veel tijd en moeite kost? Neem dan contact op. Ik vertel je er graag meer over.