Vastgoed, buitenlandse (offshore) structuren en stichtingen behoren tot de branches die de grootste risico’s op witwassen en terrorismefinanciering in Nederland meebrengen. Dit komt naar voren uit de derde National Risk Assessments (NRA’s p. 86) Witwassen en Terrorismefinanciering die eerder dit jaar naar de Tweede Kamer zijn gestuurd. Of je nu verkoopt, aankoopt, verhuurt, of investeert, daar wil je als makelaar niets mee te maken hebben. Als je via je klant betrokken raakt bij een witwasschandaal, of je klant is betrokken bij terroristische activiteiten, dan is de schade aan je reputatie gigantisch. Om dat te voorkomen is een zorgvuldig KYC-proces essentieel.
Wat is KYC?
KYC staat voor Know Your Customer en is het proces dat o.a. vastgoedpartijen moeten volgen om hun klanten te identificeren en om zeker te stellen dat hun pand niet wordt gebruikt voor criminele doeleinden. Wanneer je een duidelijk compliance beleid opstelt en je klantonderzoek standaardiseert krijg je meer duidelijkheid en verlaag je dat risico. In Nederland zijn de minimale eisen voor deze processen en procedures vastgelegd in de Wwft, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
Waar voldoet een goed KYC-proces aan?
De overheid is helder in waar een klantonderzoek aan moet voldoen.
Identificeer de klant
Je moet vaststellen wie de klant is. Dat begint bij het vaststellen wie je voor je hebt en of die persoon een andere persoon, bedrijf, of organisatie vertegenwoordigt en mag vertegenwoordigen. Het gaat hier letterlijk om het controleren van het paspoort of rijbewijs van de klant.
Verifieer de UBO
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner en is de uiteindelijk belanghebbende van een bedrijf of instelling. Het gaat om een daadwerkelijk persoon die meer dan 25% van de aandelen heeft, meer dan 25% stemrecht heeft, of recht heeft op 25% van het vermogen van die organisatie. Een organisatie kan dus meerdere UBO’s hebben.
Stel het doel vast
De volgende stap is het vaststellen van het doel van je klant. Wat zijn de plannen met het onroerend goed. Zijn hier bijvoorbeeld indicaties van mogelijke criminele activiteiten?
Controleer of er een PEP is
PEP staat voor Politically Exposed Person, oftewel een politiek prominent persoon. Denk hierbij aan posities als ambassadeur, minister, staatssecretaris, of bestuurders van internationale organisaties. Wanneer je te maken hebt met een PEP is er mogelijk sprake van een verhoogd risico en is er extra onderzoek nodig, bijvoorbeeld naar de herkomst van het vermogen.
Check sanctielijsten
Het is belangrijk te controleren of je klant op een sanctielijst staat. Sancties kunnen zijn opgelegd door de Verenigde Naties, de Europese Unie, of door individuele landen. Zo kent Nederland de Nationale Terrorismelijst.
Doe Adverse Media Onderzoek
Bij zo’n onderzoek gaat het erom dat je onderzoekt of de klant niet negatief in het nieuws is geweest. Bijvoorbeeld dat ze in verband zijn gebracht met corruptie en fraude of andere criminele activiteiten.
Leg alles vast
Alleen onderzoek doen is niet genoeg. Je moet goed vastleggen wat je hebt onderzocht, wat de uitkomsten zijn en hoe je die hebt geïnterpreteerd. Op basis van deze informatie bepaal je de risicocategorie van de klant. Vervolgens beslis je of je de klant accepteert of dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de risico’s te beheersen, zoals verscherpt toezicht of extra controles.
Veel makelaars vertrouwen nog op een snelle Google-zoekopdracht om hun klanten te screenen, maar dit is lang niet genoeg om compliant te blijven met de Wwft. Een simpele Google-zoekopdracht mist belangrijke bronnen zoals internationale databases, sanctielijsten en diepere lagen van negatieve media. Hierdoor loop je het risico dat je cruciale informatie over je klant mist. Het is daarom belangrijk om uitgebreid onderzoek te doen via betrouwbare bronnen en gespecialiseerde databases waarmee je deze informatie makkelijk en snel naar boven haalt. Zo verklein je het risico op boetes en reputatieschade aanzienlijk.
De gevolgen van het niet goed uitvoeren van het KYC-proces.
De gevolgen van het niet voldoen aan de Wwft worden door veel vastgoedpartijen onderschat. Witwassen en terrorisme zijn ernstige delicten en daar wil je als organisatie op geen enkele manier bij betrokken raken. De reputatieschade kan enorm zijn, waardoor het moeilijker wordt om nieuwe klanten te vinden en waardoor zelfs bestaande klanten weg kunnen lopen. Volgens AON staat het risico op reputatieschade al sinds 2007 in de top 10 van bedrijfsrisico’s.
In Nederland zijn er verschillende instanties die het nakomen van de Wwft controleren. Voor de vastgoedsector is dat de Belastingdienst. Wanneer het Bureau Toezicht Wwft van de Belastingdienst constateert dat je niet voldoet, kan je geconfronteerd worden met boetes, en die kunnen hoog zijn. Het basisbedrag van een boete voor het overtreden van de Wwft is 500.000 euro. Soms worden deze boetes verlaagd, rekening houdend met het vermogen van een organisatie, maar de financiële impact is groot.
Een goed KYC-proces kost veel tijd. Kan dat korter?
Om alle stappen van het KYC-proces volledig te doorlopen is veel tijd nodig, vooral als dat handmatig moet gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen en uitpluizen van verschillende uittreksels en het doorzoeken van allerlei sanctielijsten. De kans op fouten is ook nog eens aanzienlijk. Het lijkt of alles in orde is, maar ondertussen blijkt er toch een sanctie op iemand te rusten, of is er toch ergens een link naar corruptie.
Optimaliseer je KYC-proces en bespaar kostbare tijd.
Er is een manier om dat proces zowel te versnellen, als betrouwbaarder te maken en dat is door (delen van) het KYC-proces te automatiseren. Hierbij kun je denken aan het automatisch ophalen en inlezen van UBO-gegevens of het automatisch uitvoeren van een Adverse Media onderzoek in daarvoor speciaal opgezette databases. Dat scheelt niet alleen veel tijd. Het vermindert ook nog eens de kans op fouten.
Zo verklein je niet alleen de kans op een boete of reputatieschade, maar je kunt je klant ook sneller vertellen dat je met hem in zee gaat. En doordat je minder tijd kwijt bent aan het bij elkaar zoeken van alle informatie, heb je meer tijd om daadwerkelijk waarde toe te voegen voor je klanten.
Plan een persoonlijk adviesgesprek.
Wil je meer weten over hoe je reputatieschade kunt voorkomen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag verder.