Bij kleinere advocatenkantoren verloopt compliance vaak via handmatige en verspreide stappen, zonder een vast systeem. Veel gegevens staan op verschillende plekken opgeslagen en processen zijn niet altijd vastgelegd. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook foutgevoelig en kostbaar. Sven van den Eeckhout, expert in compliance en risicobeheer, vertelt hoe een uniforme en zoveel mogelijk geautomatiseerde aanpak dan veel verschil kan maken.
Versnipperde processen zorgen voor inefficiëntie?
Niet compliant zijn brengt grote risico’s met zich mee. Wanneer je niet voldoet aan de gestelde eisen in de Wwft loop je risico op hoge boetes en zelfs op reputatieschade. Zeker wanneer compliance processen versnipperd zijn, is het risico op fouten groot.
Data overal en nergens: cliëntgegevens staan vaak verspreid in meerdere systemen en tools, zoals een CRM-systeem, contactenlijst of in spreadsheets. De informatie die moet worden verzameld komt ook uit verschillende bronnen, van de Kamer van Koophandel tot aan door de cliënt ingevulde acceptatieformulieren. Het is dan lastig om overzicht te bewaren en zeker te weten dat alle informatie aanwezig is. In verschillende systemen werken is ook nog eens tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig. En juist als het gaat over compliance is het belangrijk foutloos te werken.
Handmatig werk stapelt zich op: elke losse stap, of het nu gaat om het opvragen en napluizen van uittreksels uit het Handelsregister of het nalopen van sanctielijsten, kost veel tijd als het handmatig gebeurt.
Geen eenduidige audit trail: zonder standaard compliance proces en uniforme gegevensopslag is het moeilijk bij te houden wie wat heeft gedaan en wanneer precies. Bij een Wwft-audit is het juist belangrijk dat je kunt aantonen dat alle checks netjes zijn gedaan.
Risicoherkenning is moeilijk: Als informatie verspreid en op verschillende manieren wordt opgeslagen en er geen gestandaardiseerde werkwijze is, wordt het veel lastiger om risico-indicatoren te herkennen. Ook kunnen risico’s dan verkeerd worden ingeschat.
Eenmalige check is een momentopname: wanneer processen tijdrovend zijn worden ze niet regelmatig uitgevoerd. Een cliënt kan vandaag in een laag-risico categorie vallen, maar dat kan morgen anders zijn. Wanneer compliance checks niet standaard en geautomatiseerd verlopen, is het bijna onmogelijk om kort op de bal te zitten als er zaken aan de kant van de cliënt veranderen. Denk aan een wijziging in het bestuur, een vermelding op een sanctielijst of een negatief nieuwsbericht.
De gevolgen voor je kantoor.
Het handmatige werk, de ontbrekende audittrail, het onnodig hogere risico op berispingen, boetes en imagoschade. De gevolgen van versnipperde compliance processen kunnen groot zijn.
Verspilling van tijd en geld: Allereerst betekent een versnipperd en handmatig proces dat er veel tijd en geld verloren gaat aan het doen van onderzoek. Wanneer de resultaten van het onderzoek vervolgens niet goed en uniform worden opgeslagen kost het nog eens extra tijd om die gegevens later weer boven water te halen.
Minder nauwkeurig onderzoek: wanneer cliëntenonderzoeken niet eenduidig worden uitgevoerd, kunnen er verschillen ontstaan tussen de manier van uitvoeren en de uitkomsten. Dat maakt het risico op fouten en onvolkomenheden groter.
Hogere kans op boetes: zonder standaardprocedure is er geen duidelijke audit trail en dat maakt de kans op een waarschuwing of boete bij een audit van de OTA onnodig groot.
Hogere kans op reputatieschade: versnipperde en handmatige processen leiden sneller tot fouten en het onterecht aannemen van een cliënt. Als je zo ongewild betrokken raakt bij witwassen of terrorisme, kan dat grote gevolgen hebben voor de reputatie van je kantoor.
Ontevreden cliënten: wanneer compliance checks veel tijd kosten en veel vragen van cliënten, kun je ze al kwijtraken voordat je ze hebt aangenomen. En als ze ondanks de negatieve ervaring toch cliënt worden, begin je de relatie met een achterstand.
Wat kun je doen om risico’s te beperken?
Er zijn verschillende mogelijkheden om de risico’s rondom compliance checks en KYC-processen te beperken. Deze zitten zowel aan de mens- als aan de IT-kant.
Het begint met duidelijk beleid rondom compliance- en KYC-processen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Werk de processen daarna goed uit zodat per geval helder is welke onderzoeken gedaan moeten worden en hoe alles moet worden vastgelegd. Als er binnen je kantoor de mogelijkheid voor is, stel dan een compliance officer aan. Er is dan een centraal aanspreekpunt voor compliance-gerelateerde zaken. Een belangrijk laatste element is training. De wet- en regelgeving rondom compliance en cliëntenonderzoek is complex en aan verandering onderhevig. Door personeel regelmatig te trainen en bij te scholen blijft iedereen op de hoogte.
Door compliance- en KYC-processen te automatiseren kunnen ook veel problemen worden ondervangen. De onderzoeken worden dan altijd op de juiste manier uitgevoerd en er is weinig tot geen handwerk nodig. De onderzoeken gaan daardoor sneller en er worden minder fouten gemaakt. Gegevens worden daarnaast centraal opgeslagen en zijn makkelijk in te zien. En tot slot is er ook een duidelijke audit trail, waardoor je bij een audit gemakkelijk kunt laten zien dat je volledig compliant bent.
Een gestructureerde aanpak voor cliëntenonderzoek en compliance.
Het is duidelijk: versnipperde en handmatige compliance processen zijn inefficiënt, foutgevoelig en riskant. Door gebrek aan uniformiteit vergroot je de kans op boetes, reputatieschade en ontevreden cliënten, terwijl je tijd en geld verspilt. De oplossing ligt in het stroomlijnen en automatiseren van compliance processen. Met duidelijke richtlijnen, een centrale verantwoordelijkheid en de juiste tooling en integraties zorg je voor betrouwbare, efficiënte en consistente checks.
Plan een persoonlijk adviesgesprek.
Wil je meer weten over hoe jouw compliance proces soepel en efficiënt kan worden ingericht? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.