Als Wwft-plichtige organisatie weet je hoe belangrijk een gestructureerd cliëntacceptatieproces is. Dit proces kan sterk variëren, afhankelijk van factoren zoals branche en interne compliance-eisen. Wat altijd hetzelfde blijft, is de noodzaak om het grondig en efficiënt uit te voeren. Maar hoe zorg je ervoor dat het cliëntacceptatieproces zowel voldoet aan de compliance-eisen als snel en betrouwbaar verloopt? In dit blog legt Mia Stange, Product Owner van de KYC.app, uit hoe je met een geautomatiseerd cliëntacceptatie- en monitoringproces sneller en efficiënter kunt werken, terwijl je voldoet aan alle compliance-eisen.
Van een handmatig naar een geautomatiseerd KYC-proces.
Veel organisaties werken nog met handmatige processen, waarbij medewerkers informatie verzamelen uit verschillende bronnen, documenten controleren en risicobeoordelingen maken. Dit is tijdrovend, foutgevoelig en kan leiden tot inconsistenties in de beoordeling.
Door over te stappen op een geautomatiseerd cliëntacceptatieproces, kunnen deze uitdagingen worden aangepakt. Slimme technologieën zoals automatische risicoscreening en gestandaardiseerde workflows zorgen ervoor dat het proces sneller, betrouwbaarder en consistenter verloopt. Dit vermindert administratieve rompslomp en verhoogt de betrouwbaarheid van je onderzoek. Bovendien verloopt de onboarding van je cliënten sneller en soepeler, wat de klantervaring weer verbetert.
Efficiënt en compliant: het 10-stappenmodel in de KYC.app.
Een gestructureerd cliëntacceptatieproces zorgt ervoor dat je geen cruciale stappen overslaat en altijd voldoet de aan wet- en regelgeving. De KYC.app is een voorbeeld van een software tool waarmee je het proces structureert. Hiermee doorloop je de complete KYC-workflow door middel van een 10-stappenmodel. Zo automatiseer je het volledige cliëntacceptatie- en monitoringsproces.
Zo werkt het:
Organisatie zoeken en verifiëren
Je start je onderzoek door een organisatie op te zoeken. Zodra je een hit hebt, verifieer je de gegevens, zoals KvK- en branche-informatie. Als je zeker weet dat je de juiste organisatie onderzoekt, start je met één klik een dossier en wordt automatisch een UBO-onderzoek uitgevoerd.Voeg documenten en vragenlijsten toe
Iedere organisatie hanteert specifieke documenten en vragenlijsten, zoals compliance-checklists, voor cliëntacceptatie. In de KYC.app kun je deze eenvoudig uploaden en vervolgens via een geïntegreerd mailsysteem uitwisselen met je cliënt.Vraag ontbrekende documenten op bij je cliënt
Met één druk op de knop verstuur je een verzoek naar je cliënt om ontbrekende documenten aan te leveren. Zij ontvangen per e-mail een veilige link naar hun persoonlijke Mijn Documenten-omgeving, waar ze de benodigde informatie kunnen uploaden en vragenlijsten kunnen invullen.Verifieer aangeleverde documenten
Zodra je cliënt alle ontbrekende documenten heeft geüpload, ontvang je deze in de KYC.app. Die controleer je hier vervolgens op juistheid en volledigheid. Ontbreekt er nog iets? Dan kan je automatisch een nieuw verzoek versturen.Voeg ontbrekende functionarissen en organisaties toe
Kom je tijdens je onderzoek nieuwe functionarissen of gerelateerde organisaties tegen? Of staat er een andere UBO opgenomen in de UBO-verklaring die jouw cliënt heeft aangeleverd? Dan voeg je die eenvoudig toe aan je onderzoek. Vervolgens laat je de KYC.app automatisch bepaalde checks uitvoeren, zoals een land- en SBI-risicoanalyse.Bepaal en classificeer de UBO
Identificeer de uiteindelijke belanghebbende (UBO) op basis van de verzamelde informatie en leg dit vast in het cliëntdossier.Verifieer de identiteit van de UBO
Om de identiteit van de UBO te verifiëren kan je cliënt een ID-bewijs uploaden in de Mijn Documenten-omgeving. De KYC.app neemt automatisch de benodigde gegevens over.Doe een compliance-check
Nadat je de identiteit van de UBO hebt geverifieerd, is het belangrijk om de organisatie en de betrokken personen te controleren op compliance-risico’s op sancties, politiek prominente personen (PEP) en negatieve berichtgeving (adverse media).Stel de risicocategorie vast en genereer een eindrapport
Als laatste stap van je onderzoek stel je de risicocategorie vast en voeg je conclusies toe volgens je interne compliance beleid. Met één klik genereer je vervolgens een auditable pdf voor een éénvoudige vastlegging.Activeer monitoring en blijf up-to-date
Compliance stopt niet na het onderzoek bij cliëntacceptatie. De risicocategorie van een cliënt kan bijvoorbeeld wijzigen doordat de organisatie wordt overgenomen of als de bedrijfsstructuur verandert. Activeer monitoring, zodat je automatisch meldingen ontvangt bij dit soort wijzigingen of over negatieve berichtgeving.
Ervaar zelf de voordelen van de KYC.app.
Ontdek de mogelijkheden en functionaliteiten voor jouw organisatie.
Snellere onboarding, minder risico’s en volledig compliant.
Het 10-stappenmodel van de KYC.app minimaliseert risico’s en vermindert handmatige handelingen. Hierdoor onboard je cliënten sneller en efficiënter, wat niet alleen het acceptatieproces bevordert, maar ook zorgt voor een betere klantrelatie vanaf het eerste contact. Tegelijkertijd ben je verzekerd van volledige naleving van wet- en regelgeving, zoals de Wwft.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe de KYC.app jouw organisatie kan helpen om het cliëntacceptatieproces te stroomlijnen en te verbeteren? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende demo!