Een goed gevuld en up-to-date CRM-systeem is de ruggengraat van een effectieve en datagedreven Marketing- en Salesstrategie. Toch worstelen veel organisaties nog met datagedreven werken, blijkt uit het Data-Driven Marketing Onderzoek 2024 van DDMA. Eerlijk is eerlijk, zonder actuele data in je CRM is dat ook een flinke uitdaging. Hoe zorg je er dan voor dat jouw CRM geen verouderde kaartenbak wordt, maar een krachtige tool voor Marketing en Sales? In dit blog lees je hoe je dat slim aanpakt.
Waarom een up-to-date CRM essentieel is voor Marketing & Sales.
Voor effectieve Marketing en Sales is een aantal basisvoorwaarden onmisbaar. Een up-to-date en betrouwbaar CRM-systeem is daar één van.
Marketing
Om campagnes te draaien die scoren, heb je betrouwbare en actuele data nodig. Zo voorkom je dat je:
E-mails stuurt naar iemand die allang uit dienst is
Je boodschap richt op bedrijven die failliet zijn
Algemeen communiceert omdat je te weinig over een bedrijf weet
Met een up-to-date CRM richt jij je campagnes op de juiste doelgroep, maak je je uitingen persoonlijk en relevant en dat resulteert weer in meer kans op conversie.
Sales
Ook voor Sales is actuele data een gamechanger. Om leads en klanten effectief op te volgen wil je meteen weten:
Wie je moet spreken
Waar het bedrijf zit
Wat er bij het bedrijf speelt
Werk je met verouderde data, dan is de kans groot dat je je tijd verspilt aan verkeerde contactpersonen of dat je wijzigingen mist die triggers zijn voor verkoopkansen. Met actuele info in je CRM focus jij je volledig op wat écht telt: relaties bouwen en deals sluiten.
Je CRM veroudert sneller dan je denkt.
Dat veel organisaties worstelen met het up-to-date houden van hun CRM-systeem is eigenlijk niet zo gek. Gegevens wijzigen namelijk razendsnel. Zo kan een bedrijf verhuizen naar een ander adres, er kan een nieuwe vestiging bij komen of er komt een nieuwe bestuurder in dienst. Dit soort wijzigingen leveren sneller vervuilde data in je CRM-systeem op dan je lief is.
Zo houd jij jouw CRM wél up-to-date.
Gelukkig zijn er manieren om deze uitdaging aan te pakken. Belangrijk om je te realiseren is dat het ‘schoonmaken’ van je CRM-systeem geen eenmalig klusje is. Daar is een continu proces voor nodig. Met deze aanpak zorg jij ervoor dat je CRM altijd op orde is én dat het op orde houden je niet onnodig veel tijd kost.
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is
Datakwaliteit heeft een eigenaar nodig. Wijs dus een Functioneel beheerder of CRM Manager aan die de datakwaliteit in je systeem bewaakt én zorgt dat nieuw ingevoerde informatie altijd klopt.Voorkom vervuiling bij invoer
Begin goed! Gebruik bijvoorbeeld een API (een koppeling waarmee je gegevens van het ene systeem naar het andere kunt uitwisselen) om automatisch de juiste bedrijfsdata in te laden wanneer je een nieuw klantrecord aanmaakt. Zo voorkom je fouten bij het overtypen van gegevens en ben je meteen compleet.Blijf onderhouden en monitoren
Je CRM-systeem is net als een tuin: als je het niet onderhoudt, groeit het dicht met onkruid. Zorg dus dat je je database regelmatig checkt en opschoont.
Doe je dat record voor record, dan is dat nogal een klus. Gelukkig kan dat veel sneller en makkelijker met een (automatisch) data opschoningsproces. Dat kan op drie manieren:
Installeer een kant-en-klare data-integratie
Werk je in een veel gebruikt CRM-systeem, zoals Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics, Afas of Exact? Daarvoor bestaan kant-en-klare data-integraties met een automatisch data opschoningsproces. Deze integreer je makkelijk in je CRM-systeem: letterlijk plug and play. Hiermee ben je altijd verzekerd van de juiste prospect- en klantdata.Integreer API’s in je CRM-systeem
Werk je niet in een veel gebruikt CRM-systeem? Of wil je een maatwerkoplossing met uitgebreidere mogelijkheden dan een kant-en-klare data-integratie? Dan kun je API’s integreren. Die controleren al je prospect- en klantgegevens automatisch en passen deze aan bij onjuistheden. Ook kunnen API’s prospect- en klantgegevens automatisch aanvullen met informatie die in je systeem ontbreken. Zo werk je dus altijd met actuele en volledige gegevens.Kies voor een periodieke datalevering
Heb je liever zelf in de hand welke gegevens je automatisch checkt en updatet? Dan kun je kiezen voor een periodieke datalevering. Je ontvangt dan op een gewenst moment een ‘vers’ databestand met informatie van al jouw prospects en/of klanten of juist enkel een bestand met alle mutaties van jouw prospects en klanten. Deze koppel je vervolgens zelf aan je CRM-systeem waarna je de gewenste gegevens opschoont.
Aan een automatisch opschoningsproces gaat idealiter altijd een eenmalige opschoning van je CRM-systeem vooraf. Alle verhuisde, dubbele en inactieve bedrijven worden dan in één keer uit je database gehaald.
Van uitdaging naar oplossing: hoe Facilicom één datawaarheid creëerde in het CRM.
Benieuwd hoe zo’n opschonings- en verrijkingstraject precies in zijn werk gaat? Facilicom pakte deze uitdaging aan en creëerde één datawaarheid in het CRM-systeem. Erik Ruts, Manager Datamanagement bij Facilicom, vertelt welke resultaten dit traject opleverde op het gebied van datakwaliteit, tijdswinst en efficiency.
Een up-to-date CRM als basis voor effectieve Marketing en Sales.
Door duidelijke verantwoordelijkheden te stellen, te kiezen voor betrouwbare databronnen en gebruik te maken van een automatisch opschonings- en verrijkingsproces, voorkom je verouderde gegevens in je CRM. Met deze stappen maak jij marketing- en salesprocessen een stuk effectiever.
Aan de slag met dataopschoning en verrijking.
Zijn de gegevens in jouw CRM-systeem verouderd? Met een dataopschoning en verrijking updaten wij jouw prospect- en klantgegevens in één keer. En met een van onze updateservices blijven die gegevens ook altijd actueel. Weten welke mogelijkheid bij jou past? Wij denken graag met je mee.