Infomedics

Een getekende overeenkomst: van 57 dagen naar 7 minuten

Het klantacceptatieproces van Infomedics draaide al 30 jaar onveranderd op oude aannames en handmatig werk. Daardoor duurde het gemiddeld 57 dagen om tot een getekende overeenkomst te komen. Reden genoeg om dit proces op de schop te nemen. Zo gezegd, zo gedaan: door het klantacceptatieproces volledig te automatiseren en digitaliseren duurt het nu maar 7 minuten om van offerte tot handtekening te komen. Frans Kloosterman en Floor van Wakeren, voormalig Business Developers bij Infomedics, vertellen hoe zij dit voor elkaar kregen.

Specialist in administratie van zorgaanbieders.

Infomedics helpt zorgaanbieders met hun administratie en het sturen van rekeningen. Zo nemen zij een deel van niet-zorginhoudelijke werkzaamheden uit handen, waardoor zorgaanbieders zich beter op hun patiënten kunnen focussen. Dat dit voor zorgaanbieders een uitkomst is, is duidelijk: maar liefst 7.500 van hen hebben hun financiële administratie bij Infomedics belegd.

Continue aanwas van potentiële zorgklanten.

Die 7.500 klanten zijn verdeeld over kleine en grote Nederlandse zorgpraktijken en -instellingen. Mondhygiënisten, orthodontisten en tandprothetici bestieren het grootste deel van de portefeuille van Infomedics. Die groep blijft ook groeien. Daar helpt Company.info Infomedics bij door op wekelijkse basis een datalevering van nieuwe inschrijvingen binnen de zorgbranche te leveren. Accountmanagers kunnen hier direct mee aan de slag.

Klantacceptatieproces duurde maar liefst 57 dagen.

Levert dat salescontact een nieuwe klant op, dan start het proces van onboarding. Dit proces was behoorlijk tijdsintensief. “Accountmanagers gingen langs bij hun klanten met vragenlijsten en contracten. En op het moment dat de belanghebbende overging tot ondertekening, moesten zij ook fysiek aanwezig zijn”, vertelt Floor van Wakeren. “Tel je die stappen bij elkaar op, dan duurde dit proces gemiddeld 57 dagen.”

Bij de huidige klantgroepen zorgde dit voor behoorlijk wat hobbels. Maar ook bij het aanboren van nieuwe klantgroepen leverde het arbeidsintensieve proces problemen op. Frans Kloosterman: “Tijdens het ontwikkelen van een propositie voor podotherapeuten kwamen wij er al snel achter dat het klantacceptatieproces in de bestaande vorm niet zou werken. Dat moest efficiënter en klantvriendelijker. Dit kon alleen door het aantal fysieke contactmomenten met de accountmanager terug te dringen. Daarnaast moest de klant zelf de tools krijgen om een offerte te tekenen en een overeenkomst met Infomedics te sluiten.”

Binnen 7 minuten een getekende overeenkomst.

Op basis van die vereisten heeft Infomedics het klantacceptatieproces samen met haar partner iO Digital (voormalig Virtual Affairs) opnieuw ingericht. Met succes: klanten krijgen nu binnen 2 minuten een offerte, waarover ze direct in gesprek kunnen met hun accountmanager.

“Daarnaast kunnen klanten nu binnen 7 minuten een getekende overeenkomst in handen hebben. En dat te bedenken dat dit eerst 57 dagen duurde. Een enorme tijdswinst dus!”

Frans Kloosterman
voormalig Business Developer bij Infomedics

Die tijdsbesparingen zitten ‘m in de volgende optimalisaties:

  • De bedrijfsgegevens van de werkzame zorgverleners worden automatisch opgehaald uit verschillende bronnen;

  • De UBO wordt geautomatiseerd gevonden via de API’s van Company.info;

  • Contracten worden volledig digitaal ingevuld en afgehandeld;

  • Belanghebbenden worden automatisch geïdentificeerd met de IDIN koppeling;

  • Bankgegevens worden geverifieerd met behulp van iDeal;

  • De dossiervorming met uittreksels, de organisatieboom en overige bewijsvoering gaat volledig geautomatiseerd in het CRM-systeem AFAS.

“Belanghebbenden moesten voorheen gemiddeld 68 handtekeningen zetten. Nu nog maar 3 én die zijn nog digitaal ook.”

Floor van Wakeren
voormalig Business Developer bij Infomedics

Deze optimalisatieslag in het klantacceptatieproces levert alleen maar winnaars op.

Tevreden klanten

Het klantacceptatieproces verloopt een stuk klantvriendelijker en sneller. Dit zorgt voor meer tevreden klanten die snel door kunnen met hetgeen ze het liefste doen: zorg verlenen.

Focus voor sales

De accountmanagers van Infomedics kunnen hun werk nu beter doen, doordat ze zich volledig kunnen richten op new business en relatiebeheer.

Altijd compliant

Doordat er geen handmatig werk meer te pas komt aan de dossiervorming hebben de compliance officers bij Infomedics altijd een actueel en volledig dossier tot hun beschikking met juiste bedrijfsinformatie.

”Het nieuwe proces geeft onze salesorganisatie een enorme boost. Daarnaast biedt het nieuwe proces de mogelijkheid om nieuwe doelgroepen te benaderen. Dankzij de efficiencyslag in klantacceptatie is onze dienstverlening nu ook interessant voor kleinere praktijken.”

Floor van Wakeren
voormalig Business Developer bij Infomedics

Focus daarnaast op datakwaliteit.

“Besluit je het klantacceptatieproces te digitaliseren, dan moet je ook kunnen vertrouwen op de data die je daarvoor gebruikt. De combinatie van onze eigen informatie gekoppeld aan externe, betrouwbare bronnen – zoals de UBO check via de API’s van Company.info – heeft het mogelijk gemaakt dat dit proces nu ook op het gebied van datakwaliteit in ons voordeel werkt,” vertelt Frans Kloosterman.

Toekomst: samenwerken en doorontwikkelen.

De stip op de horizon? Floor van Wakeren: “Infomedics veranderen in een proactieve marketing- & salesorganisatie waarbij de beste service centraal staat en geen kostbare tijd meer verloren gaat aan onnodige, handmatige administratie.”

Klantacceptatie optimaliseren.

Ben je benieuwd hoe de data en tooling van Company.info jou kunnen helpen bij het optimaliseren van het klantacceptatieproces?

Neem contact op

Volgende case

Vattenfall

Scherper marktinzicht door de inzet van slimme data