CBRE

Iedere compliance check duurt nu maar 5 minuten in plaats van 20

Binnen het Compliance werkveld horen zaken als AML-checks, het uitvoeren van audits, Conflict of Interest checks, Data Privacy & Security en KYC-onboarding en monitoring tot de dagelijkse werkzaamheden. Die laatste is een belangrijk, maar vooral een tijdrovend onderdeel van het compliance proces. CBRE, internationaal vastgoed- en huisvestigingsadviesbureau, weet daar alles van. Voorheen deed de afdeling Compliance deze checks handmatig via een klantformulier. Zowel voor de klant als voor CBRE moest dit proces efficiënter worden ingericht. Daarvoor ontwikkelden zij een compliance portal met een dynamisch klantformulier waarin de API’s van Company.info zijn geïntegreerd. Hiermee wordt klantinformatie automatisch verrijkt met gegevens uit o.a. uittreksels, sanctielijsten, PEP-lijsten en negatief nieuws over de klant. Met succes: het checken van klanten via het portal gaat nu 4x sneller. Wij spraken Marjolein Wonder, Senior Legal & Compliance Officer bij CBRE Nederland, over de ontwikkeling en het succes van het portal.

CBRE: wereldwijd het grootste vastgoedadviesbureau.

Met 400 kantoren zit CBRE wereldwijd verspreid over 60 landen. CBRE Nederland zorgt voor advies en bemiddeling op het gebied van commercieel vastgoed. Dit doen zij voor zowel vastgoedeigenaren en investeerders, als gebruikers van vastgoed. De vastgoedexperts van CBRE zijn actief in alle sectoren. Van logistiek en retail tot kantoren en woningen. Zij bieden datagedreven advies voor o.a. koop- en huurtransacties, duurzame gebouwtransformaties, financiering, beheer, werkplekconcepten, design en vastgoedoptimalisatie in de breedste zin van het woord.

Elke business line is verantwoordelijk voor een deel van de integrale dienstverlening. Deze business lines worden allemaal ondersteund op het gebied van compliance. Marjolein Wonder houdt hierbij de wet- en regelgeving in de gaten. Bij veranderingen in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) checkt zij of de processen nog voldoen aan de richtlijnen. Zo niet, dan past zij die in samenwerking met de business lines aan. Ook checkt en monitort zij nieuwe en bestaande klanten.

Stappen maken naar data integriteit.

CBRE is sinds 2015 klant van Company.info en heeft in die tijd verschillende data-oplossingen ingezet om bedrijfsprocessen te optimaliseren:

Vanaf het moment dat Salesforce stond, was het tijd om het compliance proces efficiënter in te richten, zowel voor CBRE Nederland zelf als voor de klant. Hiervoor ontwikkelden zij een eigen compliance portal. Klanten worden in deze portal gecheckt en gemonitord voor compliance doeleinden met behulp van API’s van Company.info.

Van losse handelingen naar automatische integraties met het compliance portal.

Het klantacceptatieproces vergde voorheen nogal wat effort van de klant. Dat was een van de aanleidingen voor het laten bouwen van een eigen compliance portal. “Het aanleveren van alle benodigde bedrijfsinformatie en het opvragen van uittreksels uit het Handelsregister lag voorheen volledig bij de klant”, vertelt Marjolein. “Dit kostte best wat tijd en het duurde vaak lang voordat de klant alle informatie compleet aanleverde. Hierdoor liepen compliance checks regelmatig vertraging op.”

Ook de compliance officer verrichtte veel losse handelingen. “Op basis van het KvK-nummer checkten wij handmatig of alle bedrijfsinformatie klopte en we vroegen de screening op sancties, PEP en adverse media los op. Per check doe je dit voor ongeveer 1 à 2 organisaties en voor 2 tot 3 personen. Dat betekent dus 5 keer checken, screenen en opslaan van alle documenten.” Met de komst van het compliance portal was dat verleden tijd.

"De API’s van Company.info vullen de bedrijfsinformatie op basis van het KvK-nummer nu automatisch in en het uittreksel wordt direct toegevoegd in het online klantdossier. Ook de screening op sancties, PEP en adverse media gaat nu automatisch. Een win-winsituatie voor zowel ons als de klant dus!”

Marjolein Wonder
Senior Legal & Compliance Officer bij CBRE

Naast dat het compliance proces nu veel sneller gaat, biedt het compliance portal ook meer overzicht. “Ik kan precies zien wanneer een klantcheck klaar is en ik kan meldingen instellen voor wanneer een klant opnieuw gemonitord moet worden.” Dit scheelt veel administratieve rompslomp.

Een succesvolle samenwerking dankzij de synergie met de developers van 23G.

Voor het automatiseren van het compliance proces werkte Marjolein samen met internetbureau 23G. Het proces van uitdenken tot de uiteindelijke bouw van het portal vergde de nodige inspanningen. Marjolein: “Het compliance proces werkte hiervoor op basis van een handmatig formulier. Dat moest anders. We stapten we over op een dynamisch formulier dat zich aanpast op basis van wat de klant invult. Daarvoor schreef ik alle mogelijke klantacceptatieroutes uit in een enorm word-document. Die routes implementeerden de developers van 23G technisch in het portal. Dat was wat mij betreft de lastigste fase van het hele proces. Tussentijds kom je er namelijk achter dat de flow soms toch anders loopt dan je in eerste instantie dacht. Dat document is dan ook regelmatig gewijzigd.”

Gelukkig dachten de developers van 23G goed mee. “Bij iedere wijziging kwamen de developers met ontzettend goede ideeën voor een manier waarop we dat in het portal konden verwerken”, vertelt Marjolein. “Dat was heel fijn en ook bepalend voor het succes van het proces en uiteindelijk de werking van het portal.”

Tobias de Wolff, Commercieel Manager bij 23G, was nauw bij het project betrokken en kan dat alleen maar beamen.

“Marjolein direct laten schakelen met onze developers was een goede zet. Zij kende de vraag achter de opdracht heel goed en stelde de juiste vragen. Dit versnelde het proces enorm.”

Tobias de Wolff
Commercieel Manager bij 23G

Voor de developers lag de moeilijkheidsgraad vooral bij het toevoegen van alle losse aspecten in het dashboard, zoals het plaatsen van een monitoringsknop en het proces voor het uitsturen van samenvattingen. “Om het compliance proces te begrijpen, is best wat inlevingsvermogen nodig. Alleen zo kun je de vertaalslag maken naar de bouw. Dat hebben de developers heel goed gedaan,” vertelt Marjolein.

Het succes van het compliance portal smaakt naar meer.

Al het harde werk werd een halfjaar later beloond met de release van het portal. Het compliance portal draait op 1 standaard flow met daarin 3 dynamische formulieren: eentje voor een volledige check, eentje voor een klantcheck en een voor een opportunity check. Marjolein is heel blij met het eindresultaat: “Het compliance proces gaat nu een stuk efficiënter. Niet alleen voor ons, maar ook voor de klant. Doordat klanten nu minder handelingen hoeven te verrichten, merk ik dat ze ook bereidwilliger zijn om mee te werken. Al met al doen we nu maar 5 minuten over een compliance check in plaats van 20.” Daarnaast biedt het portal meer overzicht. “Ik zie in één oogopslag welke klant is gecheckt, welke afdeling dat heeft gedaan en wat het risiconiveau is.”

Ondanks het succes ligt er al een aantal doorontwikkelingen op de plank. “De uitkomsten van de compliance checks voer ik nu nog handmatig door in Salesforce. Uiteindelijk wil ik een koppeling laten ontwikkelen tussen beide systemen, zodat ook dat niet meer nodig is”, vertelt Marjolein.

Ook is het idee dat meerdere Europese landen het compliance portal gaan gebruiken. “Als we zover zijn, willen we een Compliance Document Management Systeem ontwikkelen. Hierin moet het mogelijk zijn om compliance documenten van alle Europese landen uit te wisselen. Dat gaat dan uiteraard wel op een AVG-proof verantwoorde wijze. We hebben regelmatig internationale opdrachten. Nu moeten de klanten in ieder land dat bij de opdracht betrokken is, apart worden gecheckt. Dezelfde informatie moet dus meerdere keren worden opgevraagd. Het zou veel tijd schelen als we dat kunnen tackelen in zo’n gezamenlijk systeem. Zo blijven we excelleren!”

KYC-processen automatiseren.

Ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen bij het automatiseren van jouw KYC-proces?

Neem contact op

Vorige case

Capitalize2day

Binnen no time vinden wij de meest kansrijke leads!