Na het cliëntenonderzoek bij onboarding stoppen jouw Wwft-verantwoordelijkheden niet. Ook na acceptatie moet je risico’s in de gaten blijven houden. Zo voorkom je dat je hits op sanctielijsten of adverse media mist en dus dat je zakendoet met een partij die onbetrouwbaar is en wellicht niet meer binnen je compliance beleid past. In een tijd waarin wetgeving en toezicht steeds strenger worden en geopolitieke situaties continu voor veranderingen op sanctielijsten zorgen, kun je je monitoring het beste automatiseren. Welke mogelijkheden van automatisering er zijn, lees je in dit blog. Zo blijf jij altijd compliant zonder stress.
Wat is compliance monitoring en waarom is het verplicht?
Omstandigheden bij jouw zakelijke relaties kunnen veranderen. Denk aan een zakelijke relatie die bij onboarding een laag risicoprofiel had en die een paar maanden later een nieuwe bestuurder krijgt met een verleden in frauduleuze activiteiten. Of een cliënt fuseert met een buitenlandse partij die is gevestigd in een hoogrisicoland.
In deze tijd komt daar nog een extra laag bij: de geopolitieke realiteit. Door conflicten, sanctiemaatregelen en internationale spanningen veranderen sanctielijsten continu. Een partij die vandaag nog door jouw checks komt, kan morgen op een sanctielijst staan vanwege betrokkenheid bij bijvoorbeeld Russische of Iraanse entiteiten. Zulke veranderingen kunnen directe gevolgen hebben voor het risico dat een cliënt met zich meebrengt en dus of jij nog wel zaken kan en mag doen met dat bedrijf.
Vanuit de Sanctiewet en Wwft verplicht om dit soort ontwikkelingen bij zakelijke relaties te monitoren. Je moet kunnen aantonen dat je risicosignalen tijdig herkent, beoordeelt en actie onderneemt als dat nodig is. Dat betekent niet alleen je risicoprofiel actualiseren, maar soms ook de relatie beëindigen. Monitoring is daarmee geen administratieve last, maar is essentieel om compliant te blijven in een voortdurend veranderende wereld.
Monitoring automatiseren: zo pak je het slim aan.
In de praktijk is het continu handmatig monitoren van je zakelijke relaties, ook wel het uitvoeren van event-driven reviews genoemd, onhoudbaar. Zeker als je klantportefeuille groeit. Automatiseren is dan nodig om het werk behapbaar te maken. Daarmee bespaar je tijd en weet je zeker dat je geen wijzigingen mist.
Hoe pak je dat dan aan? Vanuit je compliance beleid heb je risicoprofielen vastgesteld. Hierin staat aangegeven welke risico’s voor jouw organisatie acceptabel zijn en welke niet. De niet-acceptabele risico’s wil je standaard volgen. Net als een nieuwe UBO, een faillissement, een hit op een sanctielijst of een negatieve vermelding in het nieuws.
Hoe en waar je een melding krijgt van deze veranderingen, hangt af van hoe en in welke tooling je je compliance proces uitvoert.
In een (cliëntacceptatie)systeem
Doe jij cliëntenonderzoek vanuit een eigen cliëntacceptatiesysteem of ander systeem? Integreer automatische meldingen van wijzigingen dan in je bestaande processen via compliance monitoring API’s. Deze API’s checken je relaties en natuurlijke personen realtime en automatisch op PEP, sancties en adverse media. Bij een hit ontvang je een melding met alle relevante details in je eigen systeem.
In een CRM-systeem, zoals Microsoft Dynamics of Salesforce
Voer je compliance onderzoek uit vanuit Salesforce of Microsoft Dynamics? Voor deze twee CRM-systemen bestaan kant-en-klare data-integraties. Beide data-integraties hebben een Compliance functionaliteit waarmee je eenvoudig checkt of de UBO voorkomt op wereldwijde PEP- en sanctielijsten of is genoemd in de media. En je vergemakkelijkt er het monitoren van klanten mee.
KYC.app: monitoring en screening in één omgeving.
Wanneer je nog geen bestaand proces hebt staan en je je cliënten efficiënt wilt monitoren, maar ook wilt onderzoeken voor onboarding, kan je kiezen voor een complete KYC softwaretool. Hiermee verzamel je alle openbaar beschikbare informatie over bedrijven en hun bestuurders automatisch. Na je onderzoek sla je die makkelijk op in een cliëntdossier. Door de automatische monitoring functionaliteit word je automatisch op de hoogte gehouden van veranderingen in de organisatiestructuur, UBO’s en hits op PEP, sancties en adverse media.
Zorg voor een goede audit trail.
Bij een risicovolle wijziging is het documenteren ervan minstens zo belangrijk als het signaleren. Zorg dus voor een goede audit trail. Door signalen, beoordelingen en genomen acties automatisch vast te leggen, toon je aan dat je in control bent wanneer een toezichthouder of interne auditor meekijkt.
Slimmer monitoren begint met de juiste aanpak.
Compliance monitoring is geen ‘extraatje’, maar een structureel onderdeel van professioneel risicobeheer. Wijzigingen in zakelijke relaties kunnen het risicoprofiel ingrijpend veranderen en daarmee jouw verantwoordelijkheid als compliance professional. Automatisering is de sleutel om hier slim en effectief mee om te gaan. Zo blijf je compliant, beheers je risico’s én houd je tijd over voor strategische taken. Zonder slapeloze nachten.
Meer weten over de mogelijkheden van compliance monitoring?
Ook slimmer monitoren? Met de oplossingen van Company.info beschik je over de tools om wijzigingen tijdig te signaleren, goed te beoordelen en zorgvuldig vast te leggen. Vraag een adviesgesprek aan, dan sparren we samen over hoe jij monitoring het beste kunt integreren in jouw compliance proces.