Veel advocatenkantoren herkennen de uitdagingen van inefficiënte compliance processen vast. Handmatige, versnipperde werkwijzen leiden vaak tot onoverzichtelijke dossiers, gemiste stappen en verhoogde risico’s. De gevolgen hiervan kunnen groot zijn, variërend van een boete tot reputatieschade voor je kantoor.
Maar hoe los je dit effectief op? Sven van den Eeckhout, expert in compliance en risicobeheer, bespreekt in dit artikel twee oplossingen: standaardisatie en (waar mogelijk) automatisering. Hij belicht de voordelen, praktische toepassingen en valkuilen van beide benaderingen.
Oplossing 1: Standaardiseren van processen.
Bij standaardisatie zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt. Niet alleen onderzoeken worden op een standaard manier uitgevoerd, documenten en gegevens worden ook op een standaard manier opgeslagen. Het draait om consistentie: dezelfde aanpak wordt door iedereen in het kantoor gevolgd, wat zorgt voor een duidelijke structuur.
Standaardisatie heeft meerdere voordelen:
Consistentie en eenvoud. Iedereen binnen het kantoor weet precies uit welke stappen een klantonderzoek bestaat en hoe deze uitgevoerd moet worden. Er zijn dan ook geen twijfels over welk risicoprofiel een cliënt als gevolg van dat onderzoek krijgt.
Het wiel hoeft niet steeds opnieuw te worden uitgevonden. Als procedures vastliggen, volgt iedereen dezelfde werkwijze en ontstaan er geen verschillen tussen hoe mensen werken.
Er worden minder fouten gemaakt. De kans dat een stap gemist wordt, of dat een document ontbreekt of verkeerd wordt opgeslagen neemt af.
Toepassingen voor standaardisatie van compliance processen
Praktische toepassingen van standaardisatie zijn bijvoorbeeld het vastleggen van de verschillende compliance processen in werkinstructies. Een ander voorbeeld is het maken van checklists, zodat snel inzichtelijk is wanneer een stap overgeslagen is, of dat een document mist.
Je kunt een gestandaardiseerd proces ook aanvullen met online toepassingen om compliance processen meer te stroomlijnen. Een online portal voor bedrijfsinformatie is zo’n oplossing. Hierin vind je informatie over alle bedrijven in Nederland overzichtelijk op één plek. Denk aan adres- en contactgegevens, bedrijfsnieuws, financiële cijfers, de organisatiestructuur en uittreksels uit het Handelsregister. Deze informatie is per bedrijf gebundeld in een organisatieprofiel. Hierin kun je ook eenvoudig compliance checks uitvoeren, waarna je de resultaten kunt opslaan in je eigen omgeving.
De valkuilen van handmatig werken
Het nadeel van een dergelijke, meer handmatige, manier van werken is dat het ten koste kan gaan van het totale overzicht over het proces. Het vergroot de kans dat medewerkers dossiers niet op een eenduidige manier opslaan en dat er stappen worden vergeten. Hetzelfde geldt voor de audit trail, die per dossier kan verschillen. Bij een audit moet juist snel en makkelijk kunnen worden aangetoond dat alle stappen netjes zijn doorlopen.
Standaardisatie is een goed startpunt voor het efficiënter inrichten van compliance processen, maar hoe meer klantonderzoek er gedaan moet worden, hoe beter het is om in ieder geval delen van het compliance proces te automatiseren.
Oplossing 2: Automatisering.
Wanneer je stappen in het compliance proces automatiseert, worden medewerkers door technologie ondersteund. Repeterende, tijdrovende taken, zoals UBO- (Ultimate Beneficial Owner), PEP- (Politically Exposed Person), sanctie- en adverse media checks, worden automatisch uitgevoerd. Dit zorgt voor meer controle en snelheid in het compliance proces.
Automatisering heeft meerdere voordelen:
Tijdwinst: doordat repeterende stappen in het cliëntenonderzoek niet langer handmatig worden uitgevoerd, kosten deze onderzoeken veel minder tijd. Compliance medewerkers kunnen zich zo richten op de uitzonderlijke gevallen.
Minder fouten: handmatig werk is mensenwerk. Door cliëntenonderzoeken te automatiseren worden er veel minder fouten gemaakt, zoals het overslaan van stappen of het verkeerd opslaan van documenten.
Dossiervorming: stap je over op automatisering, dan gaat de dossiervorming ook uniform. Documenten en onderzoeksresultaten worden centraal en op dezelfde manier opgeslagen en zijn dus eenvoudig te benaderen.
Audit trail: alle acties en controles die worden uitgevoerd worden automatisch gelogd, zodat bij een audit snel en eenvoudig inzage gegeven kan worden in de uitgevoerde stappen.
Continue monitoring: het is mogelijk om continu checks te doen op cliënten en waarschuwingen te krijgen als er bijvoorbeeld iets verandert in hun bedrijfsstructuur, of als ze negatief in het nieuws zijn geweest.
Toepassingen voor automatisering
Praktische toepassingen van automatisering zijn bijvoorbeeld KYC software en API’s die rechtstreeks geïntegreerd zijn in je eigen systeem.
Met KYC software kun je de hele KYC-workflow doorlopen. Je start door de organisatie te zoeken en te verifiëren. Vervolgens begin je het UBO-onderzoek, waarbij alle bekende functionarissen en hun verbanden automatisch worden weergegeven. Je kunt direct documenten en vragenlijsten toevoegen, zoals een klantacceptatieformulier, en deze veilig uitwisselen met je cliënt. De software voert daarnaast een compliance check uit op PEP, sancties en negatief nieuws. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in het cliëntdossier en kunnen eenvoudig worden geëxporteerd.
Een andere mogelijkheid is het integreren van API’s. Hiermee haal je alle bedrijfsinformatie die je nodig hebt voor je cliëntenonderzoek automatisch op en je voert compliance checks direct uit in je systeem. De uitkomst van die checks vind je vervolgens in datzelfde systeem terug.
De valkuilen bij automatisering
Als het gaat om automatiseren zijn er ook valkuilen. Voordat je hieraan begint moet je ervoor zorgen dat er een beleid rondom compliance staat. Ook moet je alle processen goed in kaart hebben gebracht. Zo zorg je ervoor dat de gekozen oplossing goed aansluit. Andere valkuilen zijn gebrekkige training en borging van het gebruik van de geautomatiseerde oplossingen. Als je er door training voor zorgt dat iedereen goed begrijpt hoe het systeem werkt, kunnen zij er ook maximaal van profiteren.
Welke aanpak past bij jouw kantoor?
De keuze tussen standaardisatie en automatisering hangt af van de behoeften en middelen van je kantoor. Standaardisatie is een goede eerste stap voor kantoren met beperkte technische capaciteit of voor wie de overstap naar digitale systemen geleidelijk wil maken. Automatisering biedt daarentegen schaalvoordelen en verhoogt de efficiëntie voor kantoren die grotere hoeveelheden cliëntenonderzoeken uitvoeren of die cliënten continu willen monitoren.
Een doordachte aanpak verbetert niet alleen de naleving. Je bespaart er ook tijd en kosten mee, terwijl de kans op fouten wordt geminimaliseerd. Welke optie je ook kiest, het belangrijkste is om te streven naar consistentie en controle in jouw compliance processen. Door nu te investeren in efficiënte processen, bereid je jouw kantoor voor op toekomstige groei en aangescherpte regelgeving.
Plan een persoonlijk adviesgesprek.
Wil je advies over de beste aanpak voor jouw kantoor? Neem contact met ons op. Samen bekijken we hoe je jouw compliance processen kunt optimaliseren en voorbereiden op de toekomst.