Het zo goed mogelijk naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is niet alleen belangrijk om boetes en reputatieschade te voorkomen, maar ook om het economische systeem veilig te houden. En om misdaden, zoals human trafficking, drugssmokkel of illegale handel in voorwerpen van beschermde diersoorten (bijvoorbeeld ivoor), te voorkomen.
Een van de onderdelen van de Wwft is de controle en registratie van Ultimate Beneficial Owners (UBO’s). In deze blog bespreken we wat een UBO is, de regelgeving en vereisten rondom UBO-checks, praktische tips voor het uitvoeren van deze checks, én de tools en technologieën die dit proces makkelijker kunnen maken.
Wat is de Wwft?
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een Nederlandse wet die in het leven is geroepen om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan. De wet verplicht bepaalde beroepsgroepen, zoals accountants, advocaten en financiële instellingen, om cliëntenonderzoek uit te voeren en ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU).
Wwft compliance is een uitdaging voor accountants.
De Wwft brengt voor veel accountants uitdagingen met zich mee. Tijdgebrek is een groot pijnpunt; het vraagt veel van accountants om de vereiste cliëntenonderzoeken goed uit te voeren binnen hun drukke werkschema’s. Daarnaast is er een algemeen tekort aan compliance specialisten op de arbeidsmarkt. En wetgeving is vaak onduidelijk en complex. Dit alles maakt het moeilijk om netjes aan alle regels te voldoen.
Een belangrijk onderdeel van het cliëntenonderzoek is het onderzoek naar de UBO.
Wat is de UBO?
De Ultimate Beneficial Owner (UBO) is de uiteindelijke belanghebbende van een organisatie. Dit zijn natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn of zeggenschap hebben over een bedrijf. Een UBO is altijd een natuurlijke persoon die:
meer dan 25 procent van de aandelen houdt of stemrecht heeft;
of meer dan 25 procent eigendomsbelang in een onderneming heeft;
of feitelijk zeggenschap over de onderneming of instelling heeft.
Er kunnen in een onderneming meerdere UBO’s zijn. Als de voorgaande punten niet van toepassing zijn en er dus geen UBO is, moet een statutair bestuurder of vennoot als UBO worden aangewezen. De persoon die daarvoor wordt aangewezen wordt ‘pseudo-UBO’ genoemd.
UBO-registratie in het UBO-register.
De UBO’s moeten worden geregistreerd in het UBO-register. Elke organisatie moet in het UBO-register aangeven wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn. Dit register wordt gebruikt door overheidsinstanties zoals de FIOD (Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst), banken en notarissen om criminele activiteiten op te sporen en te voorkomen.
In speciale omstandigheden kan een UBO vragen om de openbare gegevens af te laten schermen. Dit kan wanneer de UBO minderjarig is, onder curatele of onder bewind staat of als deze politiebeveiliging heeft.
Regelgeving en vereisten van een UBO-check.
Een belangrijk onderdeel van het cliëntenonderzoek dat Wwft-plichtige instellingen, zoals accountantskantoren, moeten uitvoeren is het identificeren en verifiëren van UBO’s. De Wwft vereist dat UBO-informatie up-to-date wordt gehouden en dat afwijkingen direct worden gemeld. Die controles kunnen tijdrovend en complex zijn. Vooral omdat de wetgeving niet duidelijk beschrijft hoe hieraan voldaan moet worden en omdat deze regelmatig verandert.
Om zo goed mogelijk met deze uitdagingen om te kunnen gaan, hebben wij een aantal praktische tips op een rij gezet die het proces voor het checken van UBO’s kunnen vereenvoudigen en stroomlijnen.
Praktische tips voor het checken van UBO's.
Gebruik betrouwbare bronnen: Zorg ervoor dat de informatie die je gebruikt voor het identificeren van UBO’s uit betrouwbare en geverifieerde bronnen komt.
Regelmatige updates: Controleer regelmatig of de UBO-informatie nog actueel is. Zowel periodiek als trigger-based. Bedrijfsstructuren kunnen veranderen, waardoor ook de UBO’s wijzigen.
Documentatie: Documenteer alle stappen die zijn genomen bij het identificeren en verifiëren van UBO’s. Dit is niet alleen verplicht, maar helpt ook bij het aantonen van naleving.
Integreer UBO-checks in je dagelijkse workflow: Integreer cliëntenonderzoek en UBO-checks in je dagelijkse workflow en gebruik een standaardwerkwijze. Dit zorgt ervoor dat deze taken regelmatig en uniform worden uitgevoerd zonder dat ze een extra belasting vormen. Zo voorkom je boetes en reputatieschade.
Gebruik geautomatiseerde systemen: Maak gebruik van geautomatiseerde systemen en software om UBO-checks efficiënter en scherper uit te voeren.
Tools en technologie voor UBO-checks.
Gebruik je de juiste tools en technologieën, dan kan je het UBO-checkproces enorm vereenvoudigen en versnellen. Een paar nuttige tools zijn:
Geautomatiseerde compliance software: Deze software kan helpen bij het automatisch bijwerken en controleren van UBO-gegevens.
Online omgeving voor bedrijfsinformatie: Achterhaal de UBO van je (potentiële) zakenrelaties op basis van actuele aandeelhoudersinformatie.
Is jouw accountantskantoor Wwft-compliant?
Het naleven van de Wwft is een uitdagende maar zeer belangrijke taak voor accountants. De juiste kennis en tools kunnen drukke accountants helpen deze verantwoordelijkheid effectief en efficiënt uit te voeren. Het is van groot belang om zowel boetes als reputatieschade te voorkomen, maar ook om bij te dragen aan het grotere doel van de Wwft: het beschermen van ons economische systeem en het bestrijden van misdaden zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme. Investeer daarom in betrouwbare bronnen en geavanceerde technologieën om ervoor te zorgen dat je Wwft-compliant bent. Zo garandeer je een veilig en integere bedrijfsvoering.
Hulp nodig om aan de Wwft te voldoen?
Wij bieden verschillende oplossingen om UBO-checks efficiënt en nauwkeurig uit te voeren. Met onze geautomatiseerde compliance software, ons online portal voor bedrijfsinformatie of compliance API’s helpen we je om tijd te besparen en fouten te minimaliseren. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen bij het naleven van de Wwft? Bezoek dan onze compliance pagina of neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.
Plan een persoonlijk adviesgesprek.
Meer weten over hoe wij je met onze data en tools kunnen helpen om de Wwft na te leven?