Portbase maakt supply chains via Nederland sterker en slimmer.
Portbase, het Port Community System van de Nederlandse havens, is sinds 2002 actief in de Nederlandse havens en is 100% dochter van Havenbedrijf Rotterdam en Havenbedrijf Amsterdam. Het bedrijf opereert zonder winstoogmerk en biedt haar producten cost based aan. Inmiddels koppelt Portbase al meer dan 20 jaar fysieke ladingstromen aan digitale communicatiestromen.
Dankzij de digitalisering van de afgelopen decennia is de logistiek enorm versneld en verduurzaamd en zijn er paperless ports ontstaan. Organisaties in de Nederlandse havens kunnen hierdoor sneller, effectiever en veiliger werken. Dat blijkt: Portbase levert op dit moment een toegevoegde waarde van maar liefst € 375 miljoen.
Veilige en digitale communicatie in de haven community.
Binnen het logistieke proces in de haven verzorgt Portbase de informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden. Denk aan terminals, rederijen, expediteurs, overheidsorganisaties en vervoerders. Dat proces moet veilig ingericht zijn. “Alleen geautoriseerde personen moeten toegang hebben tot data om bijvoorbeeld een voormelding voor import of export te kunnen doen”, vertelt Martijn. “Dat proces moet je met elkaar goed organiseren. Daarom verifiëren wij bedrijven die een container willen verschepen vooraf bij het aanmelden ervan.”
De communicatie in de havenketen digitaliseren.
Om ervoor te zorgen dat bedrijven zich kunnen aanmelden in het Port Community System gebruikt Portbase verschillende dataproducten van Company.info. Die gebruikt ook Portbase voor het checken, verwerken en up-to-date houden van de bijbehorende gegevens. Daarvoor zijn de volgende stappen doorlopen:
Eerst is de hele database in het ERP-systeem met API’s opgeschoond.
Vervolgens zijn verschillende API’s in het ERP-systeem geïntegreerd om de bedrijfsgegevens up-to-date te houden.
Daarna heeft Portbase IAMconnected, de centrale manier van inloggen in verschillende havenapplicaties, ontwikkeld om de veiligheid in de haven te waarborgen. Bedrijven die containers willen in- en uitvoeren melden zich hierin aan en worden met API’s gecontroleerd en geverifieerd.
Momenteel is Portbase bezig met het integreren van een API die automatische faillissementschecks doet. Bedrijven die niet meer bestaan, worden dan automatisch uit het systeem verwijderd.
Een centraal klantbeeld creëren in het ERP-systeem.
Om het proces van verifiëren, controleren en factureren goed te laten verlopen, moet je eigen data op orde zijn. Vanuit die gedachte startte Portbase in april 2020 met het verrijken van de eigen data in het ERP-systeem met de API’s van Company.info. “In ons ERP-systeem staan alle partijen die nu en in het verleden een container hebben geboekt. Om het logistieke proces in de haven te stroomlijnen is een centraal en kloppend klantbeeld in ons ERP-systeem belangrijk”, vertelt Martijn. “Op basis van KvK-uittreksels en internationale data API’s zijn duplicaten en alle bedrijven die niet meer actief of failliet zijn verwijderd uit ons systeem.”
Brexit was de aanleiding voor de grote digitaliseringsslag in het verificatieproces.
Brexit zorgde voor een nieuwe lading klanten. Veel (inter)nationale partijen konden niet langer volgens de EU-richtlijnen importeren en exporteren. Die base met klanten kreeg Portbase erbij. Die klanten moesten allemaal gescreend worden.
“Door Brexit moesten we meer dan 1000 (inter)nationale organisaties controleren op echtheid en inschrijfdatum. Ook de procuratiehouders en tekenbevoegden moesten worden geverifieerd. Dit handmatig checken was onbegonnen werk. Om dat snel te kunnen doen, moesten we dus wel over op één systeem dat deze checks automatisch doet. De API’s van Company.info waren de oplossing. Deze automatisering heeft ons enorm veel tijd bespaard!”
IAMconnected als centrale manier van inloggen van de haven.
Veiligheid in de haven is een belangrijk thema voor Portbase. Om dit te waarborgen heeft Portbase IAMconnected ontwikkeld. Via IAMconnected worden bedrijven op een reeks cruciale punten gecontroleerd via de API’s van Company.info voordat zij toegang krijgen tot het Port Community System. Denk onder andere aan het KvK-nummer, de adresgegevens en de procuratiehouders. Kloppen alle punten waarop ze worden gecontroleerd, dan kunnen zij in het Port Community System.
IAMconnected wordt dus ingezet voor onboarding. Maar hierin worden klanten ook regelmatig gecontroleerd en geverifieerd. “In IAMconnected checken de API’s van Company.info regelmatig of het bedrijf nog bestaat op basis van het KvK-nummer. Ook wordt gecheckt of de procuratiehouder en de bedrijfsgegevens nog juist zijn. Door dit te controleren weten wij precies met wie we zakendoen.” Tegelijkertijd houdt Portbase het systeem zo up-to-date. “Bedrijven die niet meer bestaan, worden door de API’s direct opgemerkt.”
Tijdsbesparing en efficiency voor de hele haven community.
De digitaliseringslag die Portbase in de haven heeft doorgevoerd levert niet alleen Portbase tijdswinst op. De hele haven community profiteert ervan. “Dankzij onze slimme IT-oplossingen hebben we tijdsbesparing en efficiency in het volledige logistieke proces in de haven gerealiseerd”, vertelt Martijn. “In 2016 bedroeg de toegevoegde waarde al € 225 miljoen voor de hele community. Op dit moment is die al toegenomen tot € 375 miljoen.” Een enorme verdienste! “De API’s van Company.info hebben daar zeker aan bijgedragen.”