Een betere leefomgeving creëren voor iedereen.
Wat in de jaren ’60 begon als familiebedrijf groeide uit tot een van de grootste spelers in Nederland binnen de facilitaire dienstverlening. Facilicom is inmiddels 25.000 man sterk en bestaat uit 6 labels: Trigion, Tapwacht, Gom, Breijer, Incluzio en Facilicom Solutions. Toch is de familiebedrijf cultuur nog voelbaar. “Met elkaar staan we iedere dag op om de leefomgeving van mensen beter te maken. Dat doen we voor een breed scala aan klanten”, vertelt Erik. Facilicom is actief in onder andere de zorg, financiële dienstverlening, onderwijs, publieke sector en industrie. “Van een overheidsinstelling tot aan de slager op de hoek. Wij helpen grote corporates en kleine MKB-bedrijven met zo’n beetje alles wat je kunt bedenken binnen het facilitaire domein. Bijvoorbeeld schoonmaak, catering, beveiliging, bouw en installatie.”
De wens: één Salesforce-omgeving met één datawaarheid.
Die klanten staan allemaal netjes verzameld in het CRM-systeem Salesforce. Of tenminste, dat is nu het geval. Voorheen werkte ieder label met een eigen systeem. Ieder systeem en dus iedere database had zijn eigen waarheid.
“Alle gegevens wilden we samenvoegen in één CRM-systeem om zo één datawaarheid te creëren over alle labels. Maar met een overlappende klantenportefeuille per bedrijf kom je nogal wat duplicaten tegen als je al die data wilt samenvoegen. Daar lag dus een uitdaging."
“We werkten al sinds 2014 met Company.info samen”, vertelt Erik. “Het online portal gebruikten we om ingevoerde klantgegevens te checken en aan te vullen in de verschillende systemen en we hadden al wat dataopschonings- en verrijkingstrajecten gedaan. De samenwerking verliep altijd prettig, dus het was voor ons een logische keuze om ook dit proces met elkaar op te pakken.”
Matchingspercentage van maar liefst 91%.
Dat trapten we af door de database van Facilicom – zo’n 130.000 Nederlandse en Belgische bedrijven – te matchen met de Company.info database en vervolgens te ontdubbelen en op te schonen. Kenmerken als KVK-nummer, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres waren leidend. “Met een matchingspercentage van maar liefst 91% als resultaat. Dat betekent dat 91% van de data in onze systemen te herleiden was aan een bedrijf”, vertelt Erik. Veel klantgegevens waren wel verouderd.
“25% van ons totale relatiebestand was opgeheven en ongeveer 50% van onze klanten had een afwijkende bedrijfsnaam. Deze konden door de rijke database van Company.info wel worden gevonden."
Hoogste matchingspercentages in de markt
Company.info slaat 20 jaar aan bedrijfsdata op. Dat wil zeggen dat elk bedrijf dat 20 jaar geleden bestond, in de database staat. Alle wijzigingen die bedrijven in die 20 jaar daarna doormaken, koppelen wij aan het originele bedrijf. Denk aan naamwijzigingen, verhuizingen en faillissementen. Door al die wijzigingen op te slaan, kunnen wij ook verouderde gegevens in CRM-systemen makkelijk koppelen. Daardoor levert onze methodiek de hoogste matchingspercentages op in de markt.
Klantgegevens efficiënter invoeren, controleren en verrijken.
Het opschonen en ontdubbelen van de complete database verliep dus soepel. Tijd voor stap 2: het proces voor het invoeren van klantgegevens efficiënter inrichten. “Op het moment dat een salesmanager een prospect of klant binnenhaalt, voert hij of zij deze in Salesforce in. Daarna controleert de afdeling Datamanagement, mijn afdeling dus, de gegevens op basis van de informatie uit het online portal van Company.info. Wij vullen de ontbrekende of onjuiste velden dan handmatig aan om vervolgens het seintje op ‘groen’ te zetten om het verkooptraject te vervolgen”. Een nogal tijdrovende klus die het verkooptraject ook nog eens vertraagt. “Een salesmanager kan namelijk niet naar de volgende stap zonder onze goedkeuring en moet soms tot een uur wachten om verder te kunnen. Dat proces moet toch efficiënter kunnen, dacht ik”, zegt Erik.
Dat kan ook met de Company.info for Salesforce App. Deze neemt het checken en verrijken van klantgegevens volledig uit handen. Daar maakt Facilicom nu ook gebruik van. Met resultaat:
"Op het moment dat een salesmanager een nieuwe klant of prospect aanmaakt, controleert de Company.info for Salesforce App de ingevoerde gegevens en geeft relevante zoekresultaten. De salesmanager hoeft dan alleen maar het juiste bedrijf te selecteren. Alle relevante gegevens worden vervolgens automatisch aan Salesforce toegevoegd. Daarna kan het verkoopproces gelijk worden vervolgd.”
Een check op de ingevoerde klantgegevens door het team van Erik is hiermee verleden tijd. Dat levert een tijdswinst van zo’n 2 uur per persoon per dag op. “Op jaarbasis boeken we dus een tijdswinst van maar liefst 5.200 uur! Die tijd kunnen wij nu besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.”
Tijdswinst per jaar: 5.200 uur
Updateservice houdt prospect- en klantgegevens op orde.
Om ervoor te zorgen dat alle klant- en prospectdata netjes up-to-date blijven, wordt ook de updateservice binnenkort geïntegreerd. “Intern moeten we nog goede afspraken maken over welke data we automatisch laten overschrijven, hoe we dat willen inrichten en wie daarin de leidende rol heeft. Als je met meerdere labels in één Salesforce-omgeving werkt en een klant van het ene label, een prospect voor het andere label is, kan je mutaties namelijk niet zomaar automatisch doorvoeren. Je wilt voorkomen dat bijvoorbeeld een facturatieproces per ongeluk om zeep wordt geholpen. Als we daar een ei over hebben gelegd, is het natuurlijk heel fijn dat gegevens in Salesforce volgens een uitgedacht beleid automatisch worden geüpdatet.”
Toekomst: marketing- en compliance processen optimaliseren met data.
Naast gegevens up-to-date houden heeft Facilicom de wens om klant- en prospectgegevens in Salesforce verder te verrijken met datakenmerken die interessant zijn voor marketingdoeleinden.
“Voor verschillende divisies zijn pand- en locatiedata interessant. Hiermee zien zij of een bedrijf meerdere locaties heeft en welke bedrijven in een bedrijfspand nog geen diensten van ons afnemen. Met die informatie spotten zij beter kansen voor new business, maar ook voor cross- en upsell."
Daarnaast is er interesse om de compliance check die wordt gedaan op het moment dat een offerte wordt uitgebracht naar voren te halen in het salesproces en om deze te automatiseren. “In het offertestadium is al best wat tijd en aandacht aan een prospect besteed. Zonder dat we eigenlijk zeker weten of we wel met die partij in zee willen en kunnen. Die check willen we dus al eerder in het salesproces uitvoeren. Daarnaast willen we de check automatiseren. Nu controleren we prospects handmatig via het online portal van Company.info”, vertelt Erik.
"In de Company.info for Salesforce App zit een Risk & Compliance module. Hiermee haal je automatisch uittreksels op, krijg je inzicht in kredietinformatie en achterhaal je makkelijk de UBO. Deze kan je vervolgens weer automatisch controleren op PEP, sancties en adverse media. Doen we die checks dus via de Company.info for Salesforce App, dan winnen we ook hier tijd.”