Blog

“Met een foutmarge van 0% op data zijn we 100% betrouwbaar.”

Van handgeschreven akten naar notarieel advies via Skype

Lint Notarissen telt zes vestigingen die als een lint verbonden zijn over de regio Rotterdam en Krimpenerwaard. De kantoren verbinden zich ook door softwarematige oplossingen. Alle medewerkers maken gebruik van de notarissoftware Qu-BIS van Quantaris. In deze software is alle benodigde data voor het notariaat direct en automatisch beschikbaar dankzij Webservices van Company.info. Leo van Veen, notaris van het kantoor in Lekkerkerk en notaris Bas Zwaveling van de vestiging in Capelle a/d IJssel vertellen over de digitalisering van het notarisvak en de rol die Company.info hierbij speelt.

Vooroplopen in automatiseren

Voor het aanmaken van een akte heeft een notaris regelmatig data nodig. Denk aan gegevens van de KvK, het Faillissementenregister, het Curatelenregister, het Kadaster en het GBA. Zwaveling: “Voor ons is het van belang dat de informatie van deze bronnen 100% betrouwbaar is. De foutmarge móet 0% zijn, want je wilt dat het via ons systeem goed op het bureau van de medewerkers, de notaris en de klant komt. Met Webservices reduceren wij de kans van overtypfouten tot nul. Webservices koppelt de data die wij als notarissen nodig hebben van elke bron automatisch in de software van Quantaris. Zo werken wij foutloos en efficiënt, en kunnen wij vooroplopen.”

Belehrung via Skype

Europees gezien loopt het notariaat in Nederland op Letland na het meest voorop als het gaat om automatisering en digitalisering. Er zijn geen vaststaande tarieven meer en notarissen mogen in tegenstelling tot vroeger landelijk opereren. Van Veen: “Cliënten kunnen al via internet een B.V. oprichten, een samenlevingscontract aanvragen of een testament opstellen. Het advies van een notaris valt gelukkig niet te digitaliseren. Wij hebben een Belehrungsplicht en moeten bij elk product uitleggen aan de klant wat precies wordt bedoeld met die juridische termen en notariële zinsneden. Zo leggen we tegenwoordig een testament bijvoorbeeld ook via Skype uit.”

“Met een foutmarge van 0% op data zijn we 100% betrouwbaar.”Bas Zwaveling, Lint Notarissen

8 datachecks bij het passeren van een koopakte

Zwaveling: “Veel van wat wij doen is onzichtbaar. Zo vinden bij het passeren van een koopakte 8 datachecks plaats via Webservices. Zitten er beslagen op een hypotheek? Kloppen de gegevens van de eigenaar? Hoe is dit in het Kadaster vastgelegd? Wanneer je een huis koopt, worden de nodige digitale handelingen verricht voordat jij daadwerkelijk de rechtmatige eigenaar bent. 99% van het Kadaster wordt gevuld door notarissen en dat doen we dankzij automatisering foutloos. Natuurlijk, er zijn nog wel notariskantoren die niet geautomatiseerd werken, maar dat komt vanzelf als ze voldoende volume maken. Als het volume te groot is, is het onoverkomelijk dat je gaat automatiseren om die foutmarge op nul te houden. Je bent niet alleen notaris, je bent ook ondernemer.”

Wij houden de klanten vast op kwaliteit

De manier waarop een notaris werkt, is in korte tijd snel veranderd. Van Veen: “Vroeger was je als notaris gebonden aan je standplaats. Wanneer je iemand op je grindpad hoorde lopen, wist je dat er een klant aankwam. Maar nu de markt open is, mag er landelijk gepasseerd worden. En om mee te gaan in al die ontwikkelingen is het gewoon onvermijdelijk dat je automatiseert en digitaliseert. Voordeel is dat je meer tijd overhoudt voor goed advies. Als er een familiebedrijf moet worden opgericht of er een boedelscheiding is, dan ben je blij als je kunt vertrouwen op een notaris. Wij houden de klanten vast op kwaliteit en niet op prijs. En dat we die prijs laag kunnen houden, is mede te danken aan Webservices en Quantaris.”  
Bekijk alle blogberichten