Compliance, Klantverhaal

KroeseWevers wint 5 tot 10 minuten per nieuwe klantinvoer

Leestijd: 8 minuten

Klantgegevens invoeren en up-to-date houden kan een bewerkbaar, tijdrovend en foutgevoelig proces zijn. Doe je dat geautomatiseerd via de Microsoft Dynamics 365 App, dan ben je altijd verzekerd van de juiste bedrijfsinformatie in je CRM-systeem. En dat in minder tijd. Genoeg redenen voor KroeseWevers om de app te gaan gebruiken. Dat loont: aan het invoeren van nieuwe klanten besteden zij nu gemiddeld 5 tot 10 minuten minder tijd. Wilma Kleine, Directiesecretaresse en Friso Postma, ICT-adviseur bij KroeseWevers vertellen over het traject van het integreren van de app tot de resultaten.

KroeseWevers haalt het beste uit ondernemingen

Al 40 jaar adviseert KroeseWevers accountants en adviseurs ondernemers op het gebied van accountancy, belastingen, corporate finance, personeel & salaris, subsidies en andere vraagstukken in iedere ondernemingsfase. Ondernemers moeten zich vaak door complexe lagen van regelgeving worstelen. KroeseWevers slaat een brug tussen beiden door die regelgeving te vertalen in makkelijke, hapklare brokken informatie waar ondernemers mee uit de voeten kunnen. Daarnaast helpt KroeseWevers ondernemers bij het spotten van nieuwe kansen en risico’s en adviseert het accountantskantoor hen over de te ondernemen stappen om die risico’s in te perken. Alle ingrediënten zijn dus in huis om het beste uit iedere onderneming te halen.

KroeseWevers doet dit niet alleen in Nederland, maar wereldwijd. Het accountantskantoor is aangesloten bij Nexia Nederland en Nexia International. Nexia International is een samenwerkingsverband met een wereldwijd netwerk van onafhankelijke accountants- en advieskantoren in meer dan 100 landen. Binnen dit samenwerkingsverband werkt KroeseWevers met buitenlandse kantoren samen om klanten overal en altijd de beste dienstverlening te bieden.

Overstap naar nieuw CRM-systeem: Microsoft Dynamics

Alle ondernemers waar KroeseWevers adviestrajecten voor doet stonden voorheen in het CRM-systeem Business Suite. Wanneer een wijziging bij een klant moest worden doorgevoerd die voor meerdere applicaties in Business Suite gold, moest die op al die verschillende plekken worden doorgevoerd. Een bewerkbaar en foutgevoelig proces dus. Om die reden besloot KroeseWevers in 2019 de overstap te willen maken naar een flexibeler CRM-systeem waarin verschillende applicaties aan elkaar zijn gekoppeld. De keuze viel op Microsoft Dynamics. In dit nieuwe CRM-systeem kunnen wijzigingen in één keer voor alle applicaties worden doorgevoerd.

KroeseWevers had daarnaast behoefte aan een efficiënter proces voor het invoeren van nieuwe klanten. “In Business Suite voerde het secretariaat alle nieuwe klanten handmatig in,” vertelt Wilma. “De kans op typfouten is dan natuurlijk best groot. Onze wens was daarom om het proces voor het invoeren van klanten te automatiseren.” Dat kan met de Microsoft Dynamics 365 App. Je voert dan alleen het KvK-nummer of de naam van een nieuwe klant in. Alle bedrijfsgegevens van die klant worden op basis daarvan automatisch ingevoerd in Microsoft Dynamics.

Uitgebreide testperiode met een kerngroep

De interesse voor de app was gewekt en een testperiode volgde om te toetsen of de app de juiste oplossing was voor KroeseWevers.

“In een ontwikkelomgeving hebben we de app uitgebreid getest met een kerngroep. Later sloten de secretaressen en de declaranten binnen de organisatie hier ook bij aan, aangezien zij in de toekomst met de app gaan werken. Tijdens het testen kwamen we erachter dat de app zeker een goede oplossing voor ons is. Het invoeren van nieuwe klanten gaat een stuk sneller, omdat de app bedrijfsgegevens van klanten automatisch aanvult op basis van het KvK-nummer. Alleen de updateservice werkte niet naar wens."

Friso Postma
ICT Adviseur bij KroeseWevers

Zo is KroeseWevers met ACI, de ontwikkelaar van de Microsoft Dynamics 365 App, om tafel gegaan om eventuele wijzigingen door te voeren.

Nieuwe, goed werkende updateservice doorontwikkeld

ACI vroeg naast KroeseWevers ook andere klanten om verbeterpunten te formuleren van de app.

“Van die punten hebben we een groot document met eventuele wijzigingen gemaakt. Op basis van alle feedback hebben wij een nieuwe testversie gemaakt en aan KroeseWevers gepresenteerd. Een nieuwe testperiode volgde en na het verwerken van de laatste feedbackpunten hebben we een nieuwe, beter werkende versie gelanceerd.”

Richard Krom
Directeur bij ACI

De updateservice werkt nu zo dat wijzigingen in een overzicht worden weergegeven. Op veldniveau zie je wat de oude waarde versus de nieuwe waarde is. Vanuit daar besluit je om de nieuwe waarde wel of niet over te nemen. Precies zoals KroeseWevers wil.

De app levert een flinke tijdswinst per klantinvoer op

Inmiddels werkt het secretariaat al even met de Microsoft Dynamics 365 App voor het invoeren van nieuwe klanten en het wijzigen van bedrijfsgegevens van bestaande klanten via de updateservice.

“Dat werkt hartstikke fijn! Dankzij de app zijn wij nu aanzienlijk minder tijd kwijt aan het invoeren van nieuwe klanten. Waar ik hiervoor alle bedrijfsgegevens handmatig invoerde, gaat dat nu automatisch. Per klant scheelt mij dit al gauw 5 tot 10 minuten per invoer. Een flinke tijdswinst dus! Ook de foutmarge op de invoer van nieuwe klanten is nu minimaal, doordat de app de bedrijfsgegevens van een nieuwe klant automatisch invult op basis van de KvK-gegevens.”

Wilma Kleine
Directiesecretaresse bij KroeseWevers

Wens voor internationaliseringsslag in de app

Ondanks dat KroeseWevers tevreden is over de app, staat er nog een verbeterpunt op de wensenlijst. “Omdat wij onderdeel van het samenwerkingsverband Nexia International zijn hebben wij ook veel buitenlandse klanten. Het zou dus prettig zijn als de gegevens van die buitenlandse klanten ook automatisch ingeladen kunnen worden in Microsoft Dynamics. Of dat via de huidige app gaat of via een aparte, internationale app maakt voor ons niet uit,” vertelt Friso.

Die wens delen Company.info en ACI. “Van meerdere kanten krijgen we deze vraag al een tijdje. Inmiddels zijn we daarom bezig met het ontwikkelen van een app met internationale bedrijfsgegevens,” vertelt Richard. “In de App Source is momenteel geen enkele app beschikbaar waarmee je internationale bedrijven kunt raadplegen. De internationale bedrijven app laat nog even op zich wachten, maar dat wordt een mooie primeur!”

 

Klantinvoer in CRM-systemen automatiseren.

Wil jij ook in minder tijd verzekerd zijn van juiste en volledige bedrijfsinformatie in je CRM-systeem? Dat kan met onze kant-en-klare plugins of API’s.

De Microsoft Dynamics 365 App is inmiddels gelanceerd in de App Source van Microsoft . Dat betekent dat de app is gecertificeerd door Microsoft. Klanten kunnen de app nu dus via de App Source installeren. Handig, want updates in de app kunnen daardoor met één muisklik worden geïnstalleerd. Voorheen ging dat handmatig met zip-bestanden en handleidingen die klanten moesten doorlopen. Een bewerkbaar proces waar veel vragen over kwamen. Dat is nu verleden tijd.

Download de Microsoft Dynamics 365 App

Volgend artikel

Artikel, Compliance

Een frauduleuze UBO-constructie met een stroman herken je hieraan

Een frauduleuze UBO-constructie als een stroman wil je zo snel mogelijk opsporen. Makkelijk is dat alleen niet. In dit blog delen wij eigenaardigheden die op een stroman kunnen wijzen.