Voor en door de bouwsector.
Scab is, zoals Arjan het omschrijft, een atypisch accountantskantoor. Het kantoor is in de jaren zeventig opgericht voor en door bouwondernemers, vanuit de behoefte om de complexe loonadministratie binnen de sector centraal te organiseren. Vanuit die basis groeide Scab uit tot een breed accountants- en advieskantoor met klanten in de bouw en aanverwante sectoren. Vanuit één vestiging ondersteunt Scab klanten door heel Nederland. Ongeveer de helft van de omzet bestaat uit loonadministratieklanten, de andere helft uit accountancyklanten. Juist die combinatie maakt Scab bijzonder. Waar loonadministratie bij veel accountantskantoren een relatief klein onderdeel is, vormt het bij Scab een substantieel deel van de dienstverlening. Dat heeft ook impact op de manier waarop klantonderzoek en Wwft-processen worden ingericht.
Van versnipperde vastlegging naar één uniform proces.
Aan Wwft-naleving besteedde Scab altijd al aandacht. Om te toetsen of het beleid en de uitvoering goed waren ingericht, liet Scab eind 2024 een vrijwillige externe audit uitvoeren. Uit die audit bleek dat niet zozeer de aandacht voor Wwft ontbrak, maar dat processen en vastleggingen te versnipperd waren georganiseerd.
Voor accountancyklanten lag veel informatie al vast in dossiers. Bij loonklanten was dat minder het geval, terwijl het daar juist om grote aantallen gaat. Daardoor kostte het relatief veel tijd om inzicht te krijgen in risicoklanten, uitgevoerde checks en opvolging van signalen. De vraag was daarom niet of de juiste checks werden gedaan, maar vooral hoe Scab die centraal, uniform en aantoonbaar kon vastleggen.
Na de audit stelde Scab een verbeterplan op, dat ook met de toezichthouder werd gedeeld. Een centrale oplossing voor klantacceptatie, klantcontinuatie, Wwft-risicobeoordeling en monitoring werd daarin een belangrijk onderdeel. De KYC.app van Company.info sloot aan op die wensen. Ook het gesprek met het team speelde mee in de beslissing.
“Bij Company.info kregen we minder het idee dat we met verkopers te maken hadden, maar met mensen die gewoon wisten waar het over ging en wat onze behoeften waren.”
Het inrichtingsproces: maatwerk voor twee klantgroepen.
De implementatie had wat voeten in de aarde. Vooral omdat Scab bewust koos voor een inrichting die past bij de eigen praktijk. De organisatie wilde zelf vragenlijsten opstellen en daarbij onderscheid maken tussen accountancyklanten en loonklanten. Die twee groepen verschillen namelijk sterk in klantkennis, informatiepositie en risicobeoordeling.
“Voor accountancyklanten kunnen relatiebeheerders vaak veel risico-indicatoren beoordelen op basis van bestaande klantkennis. Bij loonklanten is die kennis beperkter en speelt schaalgrootte een grotere rol”, vertelt Arjan. Daarom was zorgvuldige afstemming over de vragenlijsten met compliance belangrijk. “Hoe pakken we die vragenlijst aan, wat zetten we erop en wat niet?” Juist dat werk aan de voorkant zorgde ervoor dat de KYC.app later goed aansloot op de dagelijkse praktijk.
Nadat de vragenlijsten stonden, begon stap twee: het vullen van de omgeving. Scab bedient zo’n 3.000 loonklanten en 500 accountancyklanten.
“Die een-voor-een handmatig invoeren zou een monsterklus zijn. Daarom zijn de klantgegevens via een bulkimport in één keer geïmporteerd in de KYC.app, waardoor voor de hele klantportefeuille direct een dossier werd aangemaakt."
Logisch en gebruiksvriendelijk.
Inmiddels gebruikt de organisatie vrijwel alle functionaliteiten binnen de KYC.app. Denk aan het vastleggen van klantgegevens en functionarissen, Google- en webchecks, vragenlijsten, documenten, en monitoring. Ook de Mijn Documenten-omgeving is ingericht en wordt in de nabije toekomst gebruikt. In eerste instantie alleen voor loonklanten. Voor accountancyklanten verloopt veel contact namelijk nog rechtstreeks per mail, omdat de relatiebeheerders die klanten vaak goed kennen. Persoonlijk dus en dat wil Scab graag zo houden.
Die klantkennis bepaalt ook wie er met de KYC.app werkt. Binnen de accountancytak vullen relatiebeheerders de dossiers zelf in. “Zij kennen de klant het beste en kunnen daardoor ook het beste beoordelen welke risico’s relevant zijn”, legt Arjan uit. Medewerkers kregen eerst een training en gingen daarna direct met de eerste dossiers aan de slag. Daardoor maakten zij zich de werkwijze snel eigen.
“Ik vind de tool heel logisch werken. De app is gebruiksvriendelijk opgezet, waardoor collega’s deze snel onder de knie hebben. Na een paar dossiers merk je dat mensen er steeds sneller doorheen gaan.”
Korte lijnen en inhoudelijke ondersteuning.
Dat Scab snel met de KYC.app kon werken, kwam niet alleen door de inrichting van de tool zelf. Ook de begeleiding tijdens de implementatie speelde een belangrijke rol. Arjan beschrijft de samenwerking met Company.info als prettig, laagdrempelig en inhoudelijk sterk. “Vanaf de eerste gesprekken tot en met de inrichting van de vragenlijsten en dossiers dacht het team van Company.info actief mee”, vertelt Arjan. “Vragen werden snel opgepakt en ook praktische uitleg, bijvoorbeeld over het zelf aanmaken van vragenlijsten, werd via Teams gegeven.”
Meer grip, minder handwerk en betere aantoonbaarheid.
De belangrijkste winst voor Scab sinds het gebruik van de KYC.app zit in grip, kwaliteit en aantoonbaarheid. De KYC.app maakt zichtbaar welke dossiers zijn beoordeeld, welke klanten extra aandacht vragen en welke opvolging heeft plaatsgevonden. “Daarmee kunnen wij richting een volgende audit beter laten zien hoe Wwft-processen zijn ingericht en worden uitgevoerd”, vult Arjan aan.
Daarnaast vermindert de tool handmatig werk.
"Waar Google checks voorheen handmatig werden uitgevoerd, vastgelegd in Excel en met printscreens aan dossiers werden toegevoegd, gebeurt dat nu binnen één omgeving. Je krijgt meteen de hits te zien en de meeste kun je al afstrepen. Dat stukje alleen al scheelt waarschijnlijk twee tot drie uur tijd.”
Ook de rapportagefunctie helpt bij de aantoonbaarheid. “We kunnen heel fijn een rapport genereren als een dossier gereed is. Dat hangen we gewoon in ons samenstel- of controledossier en dan zijn we klaar.”
De volgende stap: praktischer monitoren en slimmer automatiseren.
In de toekomst wil Scab systemen slimmer met elkaar laten samenwerken. Naast de KYC.app gebruikt de organisatie Alure als CRM-systeem. “Veel gegevens zijn al beschikbaar in het online portal of de KYC.app, maar worden nu nog deels handmatig in onze andere systemen ingevoerd. Daarom onderzoeken we hoe koppelingen, automatisering en mogelijk AI-agents kunnen helpen om dubbel werk verder te verminderen.”