Juridische vraagstukken oplossen zonder procedures.
Zoek je als ondernemer een juridische sparringpartner in regio Noordoost-Nederland, dan moet je bij Dommerholt Advocaten zijn. Onder het mom van ‘liever juridische vraagstukken oplossen dan procederen’ adviseert het team onder andere over arbeidsrecht, intellectueel eigendomsrecht en ondernemersrecht. In dat laatste blinken ze uit.
Nieuwe toezichthouder op komst.
Voordat de advocaten van Dommerholt bedrijven helpen bij het voorkomen van procedures, moeten zij eerst weten of de risico’s die zij meebrengen aanvaardbaar zijn. “Als advocatenkantoor checkten we onze klanten voorheen al, maar de dossiervorming uniform houden was altijd een uitdaging”, vertelt Martijn. Met de komst van de Onafhankelijke Toezichthouder Advocatuur (OTA) is dat geen fijn vertrekpunt.
Deze nieuwe toezichthouder gaat toezicht uitoefenen en handhaven op alle in Nederland ingeschreven advocaten, onafhankelijk van de overheid en de beroepsgroep. Die taak wordt dus overgenomen van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA). Een van de onderdelen waar de OTA (strenger) toezicht op gaat houden is de naleving van de Wwft met behulp van audits.
“Nu we weten dat we scherper onder de loep genomen gaan worden, willen we zeker weten dat we goed kunnen onderbouwen hoe we onze (potentiële) klanten checken. Oftewel: we willen kunnen bewijzen dat we aan onze Wwft-verplichtingen voldoen”, vertelt Martijn. “Om dat efficiënt te kunnen doen, waren we op zoek naar een tool waarin het proces van klanten onderzoeken tot de dossiervorming van kop tot staart en uniform doorlopen wordt”, vertelt Martijn.
Tijdswinst en gebruiksvriendelijkheid waren doorslaggevend.
Sinds 2015 is Dommerholt Advocaten al blije gebruiker van het online portal van Company.info. “Daar haalden we de bedrijfsinformatie die wij nodig hebben om onze klanten te onderzoeken vandaan. Toen we hoorden over de nieuwe KYC.app, waren onze oren meteen gespitst. We kennen de data van Company.info en de kwaliteit daarvan, dus het idee van deze gebruiken in een alles-in-1-tool om onze Wwft-verplichtingen na te komen klonk natuurlijk fantastisch.”
De KYC.app raadpleegt alle bedrijfsinformatie die je nodig hebt voor het uitvoeren van een cliëntenonderzoek automatisch.
“Denk aan uittreksels, de organisatiestructuur, bestuurdersinformatie en de UBO. Op basis van die informatie doet de tool een compliance check. Je ziet dus in een paar minuten al of een (potentiële) klant wel of niet goed uit de bus komt. Daar heb je maar een paar clicks voor nodig. Als je deze informatie handmatig moet opzoeken en de checks daarmee óók handmatig moet uitvoeren, ben je rustig een paar uur per klant bezig. Dat is met de KYC.app verleden tijd.”
De tijdwinst die je boekt bij het uitvoeren van onderzoeken was dus een belangrijk pluspunt van de KYC.app. Maar de tool moest ook gebruiksvriendelijk zijn.
“Is een tool niet makkelijk in gebruik, dan weet je dat de kans groot is dat deze op de plank belandt… Ik zag al snel dat het in één oogopslag duidelijk is hoe de KYC.app werkt. De tool is dus erg gebruiksvriendelijk, waardoor je weinig tijd nodig hebt om ‘m je eigen te maken. Dat is natuurlijk fijn, want dan is er weinig adoptie- en opleidingstijd nodig. Ik zag dus al snel dat iedereen de tool makkelijk zou accepteren.”
Secretaresses doen de checks, advocaten controleren.
Dat blijkt nu ook in de praktijk. Alle secretaresses en advocaten bij Dommerholt Advocaten gebruiken de tool. De secretaresses werken er het meest mee. Zij voeren de nodige checks in opdracht van de advocaten uit voordat een zaak wordt aangenomen. “Zien zij een groen bolletje bij een nieuwe klant, dan kan de zaak na kennisgeving en accordering van de advocaat gelijk van start. Bij een oranje of rood bolletje is een risicoschatting van de advocaat nodig. Op basis daarvan bepaalt die: wel of niet accepteren. De advocaat is dus eindverantwoordelijk voor de accordering en vastlegging.”
Onderzoek duurt nu minuten in plaats van uren.
Dat proces doorloop je dus in een paar clicks.
“De toegevoegde waarde is duidelijk: onderzoeken naar klanten voeren we nu in een paar minuten uit in plaats van uren. En alle dossiers zijn netjes op orde.”
Uitkomsten van onderzoeken nu zijn niet per definitie goede graadmeters voor de toekomst. “Daarom gaan we binnenkort ook aan de slag met de nieuwe proactieve monitoringservice in de KYC.app. Van wijzigingen in de organisatiestructuur, bestuurders (UBO’s) en PEP- en sanctielijsten worden we dan automatisch op de hoogte gehouden. Zo blijven we ook gedurende onze klantrelaties zaken doen met ‘nette’ ondernemingen.”