Blog

Een getekende overeenkomst: van 57 dagen naar 7 minuten

Voor 4500 zorgaanbieders in Nederland is Famed dé financiële partner. Vertrouwen en efficiency zijn essentieel bij het verwerken van declaraties, wél 45 miljoen per jaar! Famed streeft naar efficiency in al haar processen. Daarom is Famed vorig jaar begonnen met het digitaliseren van haar klantacceptatieproces. Frans Kloosterman en Floor van Wakeren, Business Developers van Famed, delen hun ervaringen.

Lef nodig om het klantacceptatieproces opnieuw in te richten

Het oude klantacceptatieproces deed al 30 jaar dienst en was gebaseerd op oude aannames en handwerk. Kloosterman: ”Dit proces kostte zoveel tijd. Accountmanagers gingen langs bij hun klanten met vragenlijsten en contracten en moesten fysiek aanwezig zijn bij de ondertekening van de belanghebbende. Dit proces nam gemiddeld 57 dagen in beslag.” Maar ook bij het aanboren van nieuwe klantgroepen leverde het arbeidsintensieve proces problemen op, aldus Van Wakeren. ”Tijdens het ontwikkelen van een propositie voor podotherapeuten kwamen wij er al snel achter dat dit in de bestaande vorm niet ging lukken, het acceptatieproces moest efficiënter en klantvriendelijker. Dit kon alleen door het aantal fysieke contactmomenten met de accountmanager terug te dringen en de klant zelf de tools te geven om een offerte te maken en een overeenkomst met Famed te sluiten.” Daarom heeft Famed dit proces samen met haar partner Virtual Affairs helemaal opnieuw ingericht. Het eindresultaat? Klanten kunnen nu binnen 7 minuten een getekende factoringovereenkomst in handen hebben waar dit voorheen gemiddeld 57 dagen duurde!

De belangrijkste tijdsbesparingen op een rij:

  • Geautomatiseerd vinden van de UBO met Company.info Webservices en automatisch ophalen van bedrijfsgegevens uit de Kvk;
  • Geautomatiseerd ophalen van de gegevens van de werkzame zorgverleners via Vektis;
  • Volledig digitaal invullen en afhandelen van contracten met Ondertekenen.nl;
  • Geautomatiseerd identificeren van belanghebbenden met de IDIN koppeling;
  • Verifiëren van bankgegevens met behulp van iDeal;
  • Volledig automatische dossiervorming in het CRM-systeem AFAS met uittreksels, organisatieboom en overige bewijsvoering.

“Belanghebbenden moesten gemiddeld 68 handtekeningen zetten, nu nog maar 3 én die zijn nog digitaal ook.” – Frans Kloosterman, Business Developer van Famed

Focus op klanttevredenheid, sales en tijdsbesparing in plaats van op processen

“Door het nieuwe klantacceptatieproces van Famed krijgen klanten nu binnen 2 minuten een offerte, waarover ze direct in gesprek kunnen met hun accountmanager. Dat vinden onze klanten fijn,” aldus Kloosterman. Dit nieuwe proces levert alleen maar winnaars op:

  • Tevreden klanten die snel door kunnen met hetgeen ze het liefste doen…het verlenen van zorg;
  • Tevreden accountmanagers die zich weer volledig kunnen richten op new business en relatiebeheer;
  • Tevreden compliance experts die altijd een actueel dossier tot hun beschikking hebben, zonder handwerk.

”Het nieuwe proces geeft onze salesorganisatie een enorme boost.” – Floor van Wakeren, Business Developer van Famed

Daarnaast biedt het nieuwe proces de mogelijkheid om nieuwe doelgroepen te benaderen. Van Wakeren: “Door de efficiencyslag in de klantacceptatie kunnen wij onze dienstverlening nu ook voor kleinere praktijken interessant maken.”

Focus daarnaast op datakwaliteit

“Digitaliseren is één ding, datakwaliteit is een ander ding. Als je processen automatiseert, moet je ook kunnen vertrouwen op de data. De combinatie van eigen informatie gekoppeld aan externe, betrouwbare databronnen, waaronder de UBO check van Company.info Webservices, heeft het mogelijk gemaakt dat dit proces nu ook echt in ons voordeel werkt.”

Toekomst: samenwerken en doorontwikkelen

De stip op de horizon? Famed veranderen in een proactieve marketing & sales organisatie waarbij de beste service centraal staat en geen kostbare tijd meer verloren gaat aan onnodige, handmatige administratie.”

Bekijk alle blogberichten